Mimo że każda osoba znajduje się w innej sytuacji zawodowej i osobistej, to jednak faktem jest, iż doba każdego z nas ma tyle samo, czyli 24 godziny. Nierzadko osoby, które mają sporo obowiązków, są w stanie zaplanować swój dzień w taki sposób, aby znaleźć czas zarówno na rozwój osobisty, jak i zawodowy, a także wypełnianie swoich obowiązków zawodowych i domowych oraz wygospodarować również wolną chwilę dla siebie. Z kolei te osoby, które obiektywnie mogłoby się wydawać, że nie mają wiele do zrobienia każdego dnia, często nie wyrabiają się ze swoimi zadaniami i nie mają czasu na to, by odpocząć, właśnie ze względu na to, że nieodpowiednio organizują swój dzień. Jak więc być produktywnym i zorganizować sobie dzień? Podpowiadamy.
Czym jest produktywność i dlaczego warto być produktywnym?
Produktywność, czyli sposób działania, dzięki któremu możemy osiągnąć jak najwięcej rezultatów w jak najkrótszym czasie, bardzo często zależy od odpowiedniej organizacji. Z tego powodu, warto zacząć planować swoje działania z wyprzedzeniem, aby być produktywnym i znaleźć czas zarówno na obowiązki zawodowe, jak i odpoczynek. Badania wykazały, że najbardziej produktywni jesteśmy rano. Dlatego osoby, które wstają wcześniej, często są w stanie wykonać znacznie więcej działań w krótszym czasie niż te, które wylegują się do późna. Z tego powodu jedną z istotnych kwestii w kontekście produktywności, jest umiejętność zarządzania własnym czasem. Obecnie planując swój dzień, możemy skorzystać już nie tylko z tradycyjnego kalendarza lub notatnika, ale również szeregu aplikacji do organizacji dnia, które pomogą nam lepiej się zorganizować i szybciej wypełnić swoje obowiązki zawodowe i osobiste.
Warto wiedzieć o tym, że produktywność przydaje nam się nie tylko w kontekście naszej pracy zawodowej, ale również w życiu osobistym. Dlatego warto być produktywnym, aby każdego dnia móc znaleźć czas nie tylko na obowiązki, ale również przyjemności. Dlaczego jeszcze warto być produktywnym? Po to, aby jak najszybciej wypełnić powierzone nam zadania i móc odpocząć, zrelaksować się, spędzić czas z rodziną czy oddać się swojej ulubionej pasji. Należy jednak pamiętać, że produktywność nie oznacza bylejakości. Pod pojęciem produktywności rozumiemy umiejętność szybkiego, lecz dokładnego wykonywania powierzonych nam obowiązków, dzięki zastosowaniu odpowiednich technik organizacji dnia.
Jak zorganizować sobie dzień?
Organizacja dnia codziennego u każdej osoby wygląda nieco inaczej. Stosując jednak pewne wskazówki, możemy zwiększyć swoją produktywność i zyskać więcej wolnego czasu. Jak zorganizować sobie dzień? Przede wszystkim sięgnijmy po kalendarz i stwórzmy listę zadań. Zapiszmy więc wszystkie wydarzenia, które mamy zaplanowane na dany dzień, a także zadania, które zamierzamy wykonać. Taka lista zadań powinna uwzględniać również godziny ich wykonywania, tak abyśmy wiedzieli, jakimi zadaniami powinniśmy po kolei się zajmować oraz w jakich spotkaniach lub wydarzeniach danego dnia musimy uczestniczyć.
Podczas tworzenia listy zadań, powinniśmy uwzględnić nasze priorytety. Najlepiej każdego dnia zaplanować nie więcej niż trzy priorytety. Pod tym pojęciem rozumiemy zarówno wydarzenia, które mają konkretny czas w ciągu dnia, a więc spotkania, ale też zadania, które wymagają od nas największego skupienia, świeżości umysłu, motywacji i braku rozproszenia. Dlatego w priorytetach mogą znaleźć się zarówno spotkania z przełożonymi i podwładnymi lub klientami, jak i projekty, które wymagają od nas najwięcej czasu, skupienia i zaangażowania, które jednocześnie charakteryzują się krótkim terminem realizacji.
Organizacja dnia codziennego a poziom energii
Żeby jak najlepiej zorganizować swój dzień, powinniśmy uwzględnić również to, jakim poziomem energii i uważności dysponujemy o konkretnych porach dnia. Dlatego planując listę zadań, uwzględnijmy ten aspekt, zwłaszcza dobierając trudne projekty. Zazwyczaj rano jesteśmy wypoczęci, mamy świeży i otwarty umysł i wyższy poziom energii, dzięki czemu dysponujemy przestrzenią, która pozwala nam w krótkim czasie poprawnie wypełnić nawet najtrudniejsze zadania. W porze obiadu lub późnym wieczorem z kolei niektóre osoby stają się senne, trudno jest im się skupić i nie mają już zbyt wiele energii. Jest to więc dobry czas aby zająć się aktywnościami, które nie wymagają od nas dużej uważności i motywacji. Na przykład wtedy możemy posprzątać nasze stanowisko pracy, stworzyć listę zadań na kolejny dzień czy odpowiedzieć na maile.
W odpowiednim zaplanowaniu dnia tak, aby być maksymalnie zaangażowanym w wykonywane obowiązki i produktywnym, istotna jest także uważność. Powinniśmy wiedzieć o tym, że w ciągu dnia nasze skupienie utrzymuje się na różnym poziomie. Dlatego pamiętajmy o tym, że często jesteśmy w stanie skoncentrować się na jednym zadaniu tylko przez krótki czas. Z tego powodu zwłaszcza duże projekty warto podzielić na mniejsze zadania, które zajmą nam nieco mniej czasu i robić między nimi przerwy. W przypadku dużych projektów, jeżeli zależy nam na produktywności możemy skorzystać z techniki Pomodoro, dzięki której przez 25 minut jesteśmy maksymalnie skupieni, a następnie przez 5 minut możemy odpocząć. Dzięki temu nasza uwaga podczas wykonywania nawet długich i skomplikowanych zadań będzie utrzymana na dość wysokim poziomie.
Zobacz także: Skuteczne sposoby na poprawę koncentracji w pracy
Jakie czynniki wpływają na naszą produktywność i ułatwiają organizacje dnia?
Żeby nasza produktywność była jak najwyższa, a więc abyśmy mogli jak najwięcej zadań wykonać w jak najkrótszym czasie i być bardzo produktywnym, powinniśmy stosować nie tylko powyższe wskazówki, ale również zadbać o swoje samopoczucie fizyczne i psychiczne. Dlatego pamiętajmy, że aby być produktywnym, powinniśmy spać co najmniej 6-8 godzin na dobę. Jeżeli będziemy zmęczeni, aspekt ten wpłynie negatywnie na naszą motywację i wydajność. Co więcej, aby zapewnić sobie maksimum energii w ciągu dnia, powinniśmy pamiętać o tym, aby zjeść pełnowartościowe śniadanie, które dostarczy nam odpowiedniej ilości kilokalorii, a także witamin, minerałów i składników odżywczych, abyśmy mieli siłę do działania. Żeby nieco rozbudzić się rano, warto po przebudzeniu chwilę poćwiczyć lub chociaż wysiąść jeden przystanek wcześniej w drodze do pracy, by przespacerować się i przewietrzyć.
Obecnie czynnikiem, który negatywnie wpływa na naszą produktywność, bez wątpienia jest telefon, a także zainstalowane w nim aplikacje. Mowa tutaj głównie o mediach społecznościowych. Dlatego, aby jak najszybciej wykonać wszystkie powieszone nam zadania, powinniśmy skupić się na konkretnych czynnościach i zrezygnować z rozpraszaczy, a więc nie sprawdzać co chwilę swoich profili w mediach społecznościowych. Nie oznacza to jednak, że musimy całkowicie rezygnować z kontaktu z innymi ludźmi. Warto jednak robić sobie takie przerwy nie częściej niż co godzinę na 5 minut.
Aplikacje do organizacji dnia
Stworzenie listy zadań i ważnych wydarzeń każdego dnia pozwala nam się lepiej zorganizować i zwiększyć swoją produktywność. Obecnie jednak nie musimy już korzystać z tradycyjnych kalendarzy lub notatników, ponieważ istnieją aplikacje do organizacji dnia, które ułatwiają nam efektywne zarządzanie czasem. Warto więc sprawdzić kilka takich programów i wybrać ten, którego funkcjonalność będzie dla nas najlepsza. Wśród dobrych aplikacji do planowania czasu wymienia się m.in.:
- ZenDay,
- Trello,
- Google Keep,
- Todoist,
- Any.do,
- Tiny Calendar,
- Fantastical,
- Awesome Calendar.
Obecnie aplikacji takich jest znacznie więcej i są one dostępne na różne systemy w smartfonach, a także w wersjach desktopowych.
Jak zorganizować dzień krok po kroku?
Dobra organizacja dnia jest istotna zarówno w naszym życiu osobistym, jak i prywatnym. Dlatego nic nie stoi na przeszkodzie, aby planować swoje obowiązki nie tylko w pracy, ale również poza nią. Jak krok po kroku zaplanować swój dzień? Przede wszystkim warto rozpocząć takie działanie dzień wcześniej, a więc wieczorem rozplanować sobie kolejny dzień. Dzięki temu rano nie będziemy już tracić czasu na tworzenie listy zadań i będziemy mogli dopasować czas pracy do ilości obowiązków danego dnia. Możemy określić również czas, jakim dysponujemy. Jest to istotne, zwłaszcza jeżeli interesuje nas organizacja dnia pracy. W takim przypadku zazwyczaj dysponujemy 8 lub 12 godzinami. Jakie kroki należy wykonać, aby zorganizować sobie dzień?
- wypisać wszystkie zadania i wydarzenia,
- ustalić priorytety na dany dzień,
- zarezerwować czas na realizację konkretnego celu z góry szacując, ile potrwa wykonywanie każdego zadania,
- zapisać wszystkie spotkania i zadania do wykonania w kalendarzu lub notatniku, ustalając ich hierarchię i planując je w czasie,
- zaplanować czas na odpoczynek oraz posiłek,
- wygospodarować czas na niespodziewane zdarzenia.
Warto robić tygodniowe lub miesięczne, a nie tylko dzienne plany, aby łatwiej nam było ustalić hierarchię czynności każdego dnia. Pamiętajmy, że wysoka produktywność nie oznacza maksymalnego skupienia się na pracy przez cały czas. Powinniśmy w swoim planie dnia uwzględnić również przerwę na odpoczynek, a także posiłek. Pamiętajmy, że nasz mózg potrzebuje energii do działania. Dlatego czasami krótka przerwa, na przykład na obiad pozwoli nam się zregenerować i zwiększy naszą efektywność dużo bardziej niż wielogodzinne wykonywanie zadań bez przerwy. Organizując sobie dzień, warto korzystać z aplikacji do zarządzania czasem dostępnych na smartfona, a także w wersji desktopowej. Pomocne mogą być nie tylko programy, które ułatwiają zarządzanie kalendarzem i zadaniami oraz projektami, ale również aplikacje, takie jak na przykład licznik czasu Pomodoro, które stanowią ciekawe narzędzie ułatwiające efektywne zarządzanie czasem.
Pamiętajmy, że na początku organizowanie dnia może sprawiać nam pewne problemy. Jeżeli jednak nabędziemy pewne nawyki, na przykład wysypiania się, wstawania wcześniej czy zrezygnujemy z rozpraszaczy, znacznie szybciej i łatwiej uda nam się wykonywać zarówno obowiązki zawodowe, jak i prywatne i zyskamy sporo czasu, który będziemy mogli poświęcić na rozwijanie swoich pasji, ale też odpoczynek czy spotkania z najbliższymi. Produktywność jest więc istotnym wskaźnikiem nie tylko dla naszego pracodawcy, ale również dla nas samych, pozwalając nam cieszyć się z czasu wolnego i nie myśleć o tym, że mamy jeszcze wiele rzeczy do zrobienia.
