Na naszą efektywność wpływa wiele czynników. Bardzo często niezależnie od tego czy uczymy się, czy pracujemy, ciężko jest nam się skupić na wykonywanych czynnościach przez szereg elementów, które rozpraszają naszą uwagę. Ze względu na to, że efektywność, jakość i terminowość wykonywanych w pracy zadań ma bezpośredni wpływ na ocenę naszej pracy zawodowej, powinniśmy zwracać szczególną uwagę na to, aby realizować je w odpowiednim czasie i możliwie jak najlepiej. Żeby zwiększyć swoją efektywność w pracy, warto poznać techniki efektywnej pracy. Wśród metod, które mogą pomóc nam osiągać satysfakcjonujące wyniki, wymienia się technikę Pomodoro. Na czym ona polega i jakie są jej najważniejsze zasady, a także u kogo najlepiej się sprawdzi? Podpowiadamy.
Na czym polega technika Pomodoro?
Technika Pomodoro to sposób zarządzania czasem, który może wpłynąć na zwiększenie produktywności, a przede wszystkim koncentracji. Polega ona na intensywnym działaniu, a więc realizowaniu zadań przez 25 minut, a następnie odpoczywaniu przez kolejne 5 minut. Taki proces należy powtarzać kilkukrotnie, aż do momentu kiedy zrealizujemy wszystkie zadania. Krótkie, 25-minutowe interwały, które są podzielone 5-minutowymi przerwami, pozwalają przeciwdziałać dekoncentracji oraz znużeniu, a jednocześnie zwiększyć efektywność wykonywanych w tym krótkim czasie działań.
Skupienie uwagi na wykonywanej czynności tylko przez 25 minut dla większości osób nie jest żadnym problemem, podczas gdy realizowanie intensywnie zadań przez na przykład godzinę dwie lub trzy, może stanowić dla wielu osób spore wyzwanie. Z tego powodu technika Pomodoro to doskonały sposób nie tylko nauki, ale również pracy dla osób, które mają problem ze skupieniem uwagi na wykonywaniu jednego zadania przez długi czas.
Obecnie technika Pomodoro zaliczana jest do jednych z najbardziej znanych metod zarządzania czasem i stosowana jest na całym świecie nie tylko przez pracowników zatrudnionych w różnych branżach i sektorach, ale przede wszystkim przez uczniów i studentów. Metoda to została opracowana w latach 80. XX wieku przez Francesco Cirillo, a jej nazwa pochodzi od kuchennego minutnika w kształcie pomidora wykorzystywanego do kontrolowania czasu pracy.
Czy technika Pomodoro jest skuteczna?
Skuteczność techniki Pomodoro została potwierdzona przez wielu pracowników, uczniów i studentów nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie. Warto jednak pamiętać o tym, że aby metoda ta okazała się w naszym przypadku pomocna, wówczas musimy skoncentrować się na wykonywaniu zadania przez pełne 25 minut i nie pozwolić, by w tym czasie ktokolwiek lub cokolwiek przerwało nam cykl pracy. Dlatego, aby technika Pomodoro okazała się skuteczna w naszym przypadku, bardzo ważne jest, abyśmy w odcinkach 25-minutowych w pełni skupiali się na zadaniu, które mamy do wykonania, a więc nie odbierali w tym czasie telefonów, nie rozmawiali z nikim w biurze czy nie włączali Facebooka, tylko po prostu włączając licznik, usiedli i zaczęli wykonywać powierzone nam zadanie i nie odrywali się od intensywnej pracy aż do momentu, kiedy nie usłyszymy powiadomienia informującego o tym, że minęło już 25 minut. Tajemnica techniki Pomodoro tkwi więc w tym, by podjąć decyzję dotyczącą nieprzerywania 25-minutowych odcinków pracy i trwania przy niej.
Technika Pomodoro jest skuteczna również ze względu na to, że w przypadku tej metody czas nie jest naszym wrogiem, który wywołuje u nas stres spowodowany tykającym zegarem, lecz sojusznikiem pozwalającym nam osiągnąć określone cele i doskonalić swoją technikę pracy lub nauki. Metoda ta pozwala nam również uniknąć przemęczenia i łatwiej się skoncentrować na wykonywanych czynnościach. Nie można jednak mylić jej z efektem wywoływanym tzw. deadlinem, kiedy czas jest naszym wrogiem, a wszelkie działania chcemy wykonać jak najszybciej, często pod wpływem stresu, co nie tylko obniża jakość naszego życiam ale często prowadzi również do nieefektywnych zachowań i pogorszenia jakość naszej pracy.
Pomodoro krok po kroku
Metoda Pomodoro jest bardzo prosta i nie wymaga posiadania specjalnych narzędzi. Wystarczy tylko wyposażyć się w czasomierz. Może to być zegarek, budzik, czy aplikacja w telefonie. Jak krok po kroku rozpocząć swoją przygodę z Pomodoro?
- Przygotuj listę zadań, którymi planujesz się zająć. Możesz w tym celu użyć kartki i ołówka lub zrobić notatki w formie elektronicznej. Ważne jest jednak, by była to seria krótkich zadań lub jedno duże zadanie podzielone na kilka części.
- Ustaw timer na 25 minut. Czas możesz odliczać, korzystając z timera w telefonie, zegarka, budzika lub specjalnej aplikacji Pomodoro, którą można pobrać na smartfon. Czasomierz należy ustawić na dokładnie 25 minut i następnie go włączyć i rozpocząć wykonywanie pierwszej zaplanowanej czynności.
- Kiedy budzik po 25 minutach zadzwoni, wówczas zrób sobie 5 minut przerwy, również odliczając ten czas za pomocą timera. W swojej przerwie nie rób nic, co jest związane z wykonywanym przez Ciebie zadaniem. Najlepiej wstań i wykonaj kilka ćwiczeń rozciągających, pospaceruj lub zrób sobie kawę, lub herbatę.
- Po pięciominutowej przerwie ponownie ustaw timer na 25 minut i zacznij wykonywać kolejne zadania z listy lub te, których nie zdążyłeś dokończyć wcześniej. Po takich czterech 25-minutowych odcinkach czasu rozdzielanych pięciominutową przerwą, należy zaplanować dłuższy odpoczynek. Może on trwać 15, 20, 25 lub 30 minut. W tym czasie można sięgnąć po rozpraszacze, czyli telefon, porozmawiać ze znajomymi czy zjeść posiłek. Należy jednak pamiętać, aby przerwa po czterech rundach była dostosowana do naszych potrzeb i by nie przekraczała 30 minut, ponieważ po tym czasie może być nam trudno wrócić do wykonywania wcześniej zaplanowanych obowiązków.
- Po przerwie ponownie ustaw czasomierz na 25 minut i zacznij realizować kolejne zadania, wykreślając jednak wcześniej z listy te, które udało Ci się zrealizować w poprzednim odcinku Pomodoro.
Na koniec pracy można zastanowić się, w jakim stopniu zrealizowaliśmy zamierzony cel i czy coś mogliśmy poprawić. Technika Pomodoro uczy nas również szacowania czasu pracy. Dlatego warto uczyć się, która z czynności nie powinna nam zająć więcej niż 25 minut, a w przypadku długich i bardziej skomplikowanych zadań, dzielić je na krótsze odcinki. Kluczem do sukcesu w technice Pomodoro jest także każdorazowa gratyfikacja w postaci ukończonego mini zadania.
Technika pomodoro – najważniejsze zasady
Najważniejsze zasady techniki Pomodoro dotyczą czasu skupienia. Bardzo ważne jest więc, by przez 25 minut realizować z maksymalną wydajnością zaplanowane czynności, a następnie przez 5 minut odpoczywać i nie myśleć w ogóle o zadaniu. Bardzo ważne jest również, aby zrezygnować ze wszystkich rozpraszaczy, a więc wyciszyć dźwięk i wibracje w telefonie, wyłączyć powiadomienia z różnych aplikacji, a nawet ustalić ze swoimi współpracownikami czy współdomownikami, by nie przeszkadzali nam w czasie kiedy realizujemy swoją listę zadań. Warto pamiętać, że sprawy bardzo pilne, które wymagałyby od nas natychmiastowej interwencji, zazwyczaj zdarzają się dość rzadko, a na każdą otrzymaną wiadomość możemy odpowiedzieć w czasie przerwy, czyli po 25 minutach.
Wśród zasad, o których należy pamiętać stosując technikę Pomodoro, wymienia się także umiejętność podzielenia większych zadań na mniejsze części. Takie działanie pokaże nam wyraźny postęp w realizacji projektu, dzięki czemu będziemy usatysfakcjonowani swoją efektywnością.
Niezwykle istotne jest również, aby ustawić budzik na 25 minut i by on po tym czasie dzwonił. Dlatego, że jeżeli założymy, że będziemy działać przez 25 minut i co chwilę będziemy sprawdzali, czy ten czas minął, wówczas nasza uwaga nie będzie maksymalnie skupiona na wykonywanych przez nas czynnościach, co negatywnie wpłynie na nie tylko szybkość naszych działań, ale również ich jakość i efektywność. Warto również łączyć w jedno Pomodoro małe zadania, takie jak na przykład wysłanie kilku maili. Najlepiej proste czynności łączyć, z kolei bardziej skomplikowane rozdzielać na mniejsze części.
O czym pamiętać stosując technikę Pomodoro?
Stosowanie techniki Pomodoro wpływa pozytywnie na naszą koncentrację, jakość działań, a także ich efektywność. Żeby jednak zmaksymalizować pozytywny efekt tej metody, stosując ją, warto pamiętać o kilku aspektach. Przede wszystkim można dopasować ją do swoich potrzeb i możliwości. Dlatego, jeżeli na przykład lepiej nam się pracuje w dłuższych lub nieco krótszych blokach czasowych, wówczas możemy zmienić czas z 25 na przykład na 40 minut. Podobna zasada dotyczy przerwy, jeżeli 5 minut to dla nas zbyt mało, wówczas możemy zrobić sobie przerwę 10-minutową.
Ważne jest, żeby ta technika pozwoliła nam wypracować produktywność. Zanim ustawimy timer na 25 minut, zadbajmy o to, aby wyeliminować wszystkie czynniki, które mogą przerwać cykl naszej pracy. Wygaśmy więc komunikatory, wyciszmy telefon i stwórzmy wcześniej listę zadań do wykonania, aby rozpoczynając 25-minutowy cykl, skupić się wyłącznie na wykonywaniu konkretnego zadania.
Technika Pomodoro – dla kogo najlepiej się sprawdzi?
Technika Pomodoro to uniwersalna metoda zarządzania czasem, która sprawdza się w wielu przypadkach. Chętnie korzystają z niej przede wszystkim uczniowie i studenci, na przykład ucząc się do egzaminów, sprawdzianów czy kartkówek, kiedy trudno jest im się skupić na wykonywanej czynności przez długi czas. Dzieląc materiał do przerobienia na mniejsze części i wiedząc o perspektywie przerwy po 25 minutach wytężonej nauki, łatwiej jest im zrezygnować z rozpraszaczy i skupić się na studiowaniu. Technika Pomodoro to świetne narzędzie zarządzania czasem również dla pracowników, którzy działają w wielu branżach. Korzystają z niej zarówno osoby, które wszelkie swoje obowiązki służbowe wykonują w biurze, jak i pracownicy fizyczni.
Zalety techniki Pomodoro dotyczą nie tylko wyeliminowania wszelkich rozpraszaczy i możliwości osiągania lepszych wyników w pracy i nauce, a także poprawie koncentracji, ale także uniknięcia wypalenia zawodowego i przywrócenia work-life balance. Dodatkowo metoda ta jest łatwa do wdrożenia i nie wymaga żadnych nakładów finansowych, w związku z czym każdy może z niej korzystać. Co więcej, technikę Pomodoro mogą wykorzystywać nie tylko pojedynczy pracownicy, studenci czy uczniowie, ponieważ można ją stosować również w grupie, skupiając się w stu procentach na swoich obowiązkach przez 25 minut, a następnie przez 5 minut, na przykład dyskutując. Stosując tę metodę, po pewnym czasie zauważymy, że widząc efekty swojego skupienia, dużo spokojniej będziemy reagować na wszelkie powiadomienia, a także rozpraszacze.
