Organizacja pracy w firmie, ale również organizacja pracy własnej w przypadku prowadzenia swojej działalności gospodarczej czy freelancingu to aspekt, który w istotny sposób wpływa na naszą wydajność i efektywność. Z tego powodu warto zadbać o odpowiednią organizację swojej pracy, aby łatwiej nam było sprostać codziennym wyzwaniom. Obecnie zarówno firmy, jak i freelancerzy pracujący projektowo, chętnie korzystają z dostępnych na rynku narzędzi do organizacji pracy. Takie systemy wspomagają nie tylko planowanie pracy, ale też zarządzanie projektami, dzięki czemu korzystając z nich, łatwiej jest nam pilnować zadań i terminów. Jakie są najlepsze narzędzia do organizacji pracy w przypadku kiedy pracujemy projektowo? Podpowiadamy.
Do czego mogą nam się przydać narzędzia do organizacji pracy?
Narzędzia do organizacji pracy pomagają nam zarządzać czasem pracy, dzięki nim łatwiej jest nam ułożyć swój plan dnia, wyznaczyć zadania priorytetowe oraz te, które nie muszą być wykonane na ASAP. Programy do organizacji pracy nie tylko ułatwiają nam porządkowanie swoich codziennych obowiązków i czasu pracy, ale również układanie harmonogramów działań, oddelegowywanie zadań współpracownikom czy szybkie notowanie.
Obecnie ze względu na to, że zarówno zespoły, które pracują zdalnie, jak i stacjonarnie najczęściej porozumiewają się za pomocą komunikatorów internetowych, a wszelkie zadania pracodawcy przesyłają swoim pracownikom właśnie za pomocą specjalnych programów, powstało wiele narzędzi do organizacji pracy, które ułatwiają uporządkowanie naszych codziennych działań. Obecnie wyposażone są one w wiele przydatnych funkcji. Za ich pomocą możemy komunikować się z pozostałymi członkami zespołu, oddelegowywać zadania, wykonywać listy zadań, łatwo odznaczać ukończone czynności czy tworzyć harmonogramy projektów. Jakie najpopularniejsze narzędzia do organizacji pracy obecnie warto wykorzystywać?
Przeczytaj również: Czym jest zadaniowy czas pracy?
Trello
Trello to popularne narzędzie do organizacji pracy, które może być świetną platformą do zarządzania projektami. Jego interfejs jest niezwykle przyjazny i intuicyjny, dzięki czemu łatwo możemy sprawdzić zarówno zadania w toku, jak i te ukończone lub zaplanowane. Wśród funkcji i zastosowań tego programu, można wymienić zarządzanie zadaniami za pomocą tablic, które wykorzystują wizualizacje, harmonogramy, a także kalendarze. Trello można też dostosować do potrzeb zespołu projektowego i łatwo dodawać do niego pliki zadań, a także je udostępniać. Jest to bardzo intuicyjny program, który wyposażony jest w gotowe szablony, dzięki którym szybko można stworzyć dowolny projekt, dzięki czemu jest to idealne narzędzie dla osób, którym zależy na prostym i konfigurowanym miejscu pracy zespołowej online. Na początku można wykorzystać bezpłatną wersję, która obejmuje nieograniczoną liczbę tablic prywatnych, a także do 10 tablic zespołowych. Nie jest to drogie narzędzie, ponieważ płatne plany zaczynają się od kilku dolarów za miesiąc użytkowania przez jednego użytkownika.
Asana
Kolejnym chętnie wykorzystywanym zwłaszcza przez zespoły firmowe programem do organizacji pracy jest Asana. Jest to system do zarządzania zadaniami, który świetnie sprawdza się w pracy zespołu. Jest on dużo bardziej rozbudowany niż Trello, dzięki czemu możemy w nim zaplanować pracę wielu osób. Wśród najważniejszych funkcjonalności Asany można wymienić możliwość tworzenia listy zadań, rozdzielenia ich między poszczególnymi członkami zespołów, a także wyznaczania terminów ich realizacji. Użytkownicy mogą skorzystać również z widoku kalendarza i załączać do Asany dodatkowe pliki, którymi mogą dzielić się z konkretną grupą. Dzięki temu, korzystając z Asany, nie musimy już używać innych zewnętrznych serwisów.
Asana jest jednym z najbardziej kompletnych programów do zarządzania projektami ze względu na to, że łączy w sobie wiele różnych funkcji zarządzania zasobami, pracą, a także śledzeniem wydatków. W programie tym możemy ustawić cele, dzięki którym łatwiej jest nam śledzić harmonogram projektu, a także zarządzać nakładem pracy, co ułatwia zachowanie równowagi w ilości wyznaczonych poszczególnym pracownikom zadań i unikanie ich przeciążenia. Dodatkowo proces zatwierdzania znajdujący się w Asanie łączy w sobie elementy zarządzania projektami, a także przedsiębiorstwem. Zarówno aplikacja mobilna, jak i desktopowa Asany jest prosta i funkcjonalna, a dodatkowo pozwala na integrację i synchronizację z repozytoriami kodu.
Notion
Notion to aplikacja, która pozwala gromadzić w jednym miejscu różne informacje. Wyposażona jest w kalendarz, możliwość tworzenia list zadań, ładowania linków, wklejania plików czy zdjęć. Dodatkowo możemy ją dowolnie spersonalizować, a korzystanie z niej jest darmowe. Notion to świetne narzędzie do planowania dla freelancerów, którzy działają samodzielnie na zlecenie różnych firm i chcą jak najlepiej uporządkować swoją pracę. W Notion możemy ustalić listę zadań i zaplanować ważne wydarzenia w kalendarzu, a także umieszczać w tym programie wszystkie potrzebne do realizacji danego projektu załączniki.
Co więcej, jeżeli zdecydujemy się na wykupienie płatnego programu, wówczas możemy korzystać z Notion razem ze współpracownikami i wykorzystywać gotowe szablony znajdujące się w tym programie, takie jak to do lista lub używać czystej tablicy. Wśród zalet tego programu można wymienić elastyczność i dowolność w tworzeniu struktury, a także fakt, iż dostępne w nim funkcje wciąż są ulepszane i dodawane są nowe. Notion może zastępować wiele narzędzi, jednak minusem tego programu jest brak zdefiniowanej struktury, a także system zamknięty i konieczność poświęcenia trochę czasu na zaznajomienie się z działaniem tej aplikacji.
Monday
Kolejnym narzędziem, które chętnie wykorzystywane jest przez niektóre firmy, jest Monday. Sprawdzi się ono zarówno w przypadku zarządzania pracą zespołu, jak i przy planowaniu dużych projektów, a także do wdrożenia automatyzacji niektórych procesów w firmie. Bez wątpienia aplikacja ta świetnie sprawdzi się w przypadku projektów sprzedażowych, ale także z branży IT czy HR. To, co ją wyróżnia to duża możliwość konfiguracji, a także prostota i intuicyjność. Dzięki temu Monday świetnie sprawdza się również w zespołach, w których występuje duża rotacja pracowników. Wśród najważniejszych funkcji aplikacji Monday można wymienić zarządzanie zadaniami, a także organizacją pracy zespołu, śledzenie czasu pracy oraz automatyzację procesu. Program ten umożliwia również zarządzanie projektami, dzięki tablicom i listom zadań, a także pozwala integrację ze znanymi programami.
Jira
Wśród popularnych narzędzi do organizacji pracy nie mogło zabraknąć również aplikacji Jira. Jest to program do zarządzania projektami, z którego chętnie korzystają zwłaszcza programiści. Narzędzie to wyposażone jest w wiele funkcjonalności, które umożliwiają określenie szczegółowych wymagań czy tworzenie backlogów produktowych. Ułatwia ono więc pracę nad zadaniami, takimi jak usprawnianie wersji oprogramowania czy zarządzanie błędami. Jira to oprogramowanie, na którym pracuje większość zespołów programistycznych. Wśród zalet tego narzędzia można wymienić prostotę oraz łatwy i estetyczny design, a także automatyzację przepływu pracy i możliwość konfigurowania narzędzia do zarządzania zadaniami.
ClickUp
Każda osoba, która kiedykolwiek szukała programów do zarządzania projektami, bez wątpienia musiała mieć do czynienia z aplikacją ClickUp. Jest to bardzo wszechstronne narzędzie, które według producenta może zaoszczędzić nam nawet jeden dzień tygodniowo. Wyposażone jest ono w wiele różnych funkcji zarządzania zadaniami, zasobami, a także udostępniania plików. Dzięki temu jest to świetny program zarówno do tworzenia projektów i organizowania zadań, jak i dostarczania gotowych produktów klientom.
Z aplikacji ClickUp chętnie korzystają zarówno duże firmy, jak i freelancerzy oraz osoby pracujące projektowo. ClickUp posiada wbudowaną funkcję czatu, dzięki czemu zapewnia jeszcze lepszą komunikację w zespole, a także zarządzanie zadaniami za pomocą list, tablic lub wykresu. W narzędziu tym możemy wygenerować również raporty z konkretnego zadania lub projektu, dzięki którym łatwo da się monitorować postęp prac. Elegancki interfejs aplikacji ClickUp również powoduje, że jest to jedno z najchętniej wybieranych narzędzi do planowania i organizacji pracy.
Teamwork
Wśród narzędzi, które łączą w sobie prostotę i wiele przydatnych funkcji, nie mogło zabraknąć również aplikacji Teamwork. Jej głównym przeznaczeniem jest współpraca zespołowa, ponieważ znajduje się tutaj wiele funkcji umożliwiających efektywne wykonywanie obowiązków przez kilka osób, takich jak tablice, funkcje udostępniania plików, czat, a także wiele innych. Znajdziemy tu również szablony projektów, które ułatwią nam tworzenie planów, a także monitorowanie czasu czy wskaźniki rentowności. Dzięki temu aplikacja Teamwork skonfigurowana jest w taki sposób, aby pomóc zwłaszcza managerom w realizacji większych projektów.
FlexiProject
Szukając narzędzi do organizacji pracy, warto zwrócić uwagę również na polski program do zarządzania projektami, czyli FlexiProject. Świetnie sprawdzi się on zarówno w dużych, jak i małych firmach, a także u freelancerów współpracujących z kilkoma klientami. Jest to narzędzie, które bez wątpienia wspomaga pracę managerów w wielu różnych wymiarach, umożliwiając im nie tylko kontrolę nad projektami, a także wymianę informacji i dokumentów oraz sprawną komunikację ze współpracownikami. Najważniejsze funkcje tej aplikacji to zarządzanie ryzykiem oraz zarządzanie projektami, a także definiowanie zasobów zespołu i możliwość zdefiniowania karty projektu. FlexiProject umożliwia również wykonanie prognoz i raportów budżetowych oraz oferuje ścieżki akceptacji dla różnych elementów projektu.
Wśród pozostałych narzędzi do organizacji pracy, na które również warto zwrócić uwagę, można wymienić kalendarz Google, który pozwala na efektywne zarządzanie czasem, a także przejrzysty notatnik OneNote. Przechowywanie danych w chmurze z kolei ułatwia nam dysk Google. Możemy skorzystać również z aplikacji motywacyjnych takich jak Productive czy Inspirify.
