Żeby firma mogła prawidłowo funkcjonować, a jej pracownicy wiedzieli, jakie są ich obowiązki, a także z jakich pomocy mogą skorzystać, tworzone są procedury. Mimo że wielu osobom wydają się one zbędną biurokracją, to odpowiednio napisane, a przede wszystkim przestrzegane, mogą zaoszczędzić zarówno pracodawcy, jak i pracownikom wiele czasu, wyeliminować lub zminimalizować błędy ludzkie, a tym samym przyczynić się do poprawy jakości i efektywności pracy, a nawet chronić przed utratą zdrowia lub życia. Z tego powodu obecnie nie tylko duże przedsiębiorstwa decydują się na to, by stworzyć procedury obowiązujące w różnych dziedzinach, ale także niewielkie firmy. Jak jednak napisać takie dokumenty i zoptymalizować je pod kątem swojego biznesu? Jak tworzy się instrukcje procesów i procedury ogólne, a także co mają one na celu? Podpowiadamy, jak stworzyć procedury w firmie, jaki jest ich cel, a także, w czym mogą pomóc takie dokumenty.
Na czym polegają procedury w firmie? Czym są procedury?
Pod pojęciem procedur firmowych rozumie się zestaw wytycznych, które mają określać, jakie kroki i procesy powinny być wykonane w ramach danej działalności. Można więc powiedzieć, że procedury firmowe to ustalone punkt po punkcie instrukcje sposobu postępowania pracownika lub też przebiegu procesu w przedsiębiorstwie. Zazwyczaj określany jest w nich nie tylko w jaki sposób i w jakiej kolejności można wykonywać dane czynności, ale także kto może zająć się danym zadaniem. Procedury firmowe są szczególnie istotne w przypadku przedsiębiorstw działających w branżach, gdzie przestrzeganie przepisów, a także bezpieczeństwo i jakość, są kluczowe, a więc w branży spożywczej, farmaceutycznej czy produkcyjnej. Dzięki stworzeniu instrukcji pracownicy mogą działać zgodnie z określonymi zasadami i standardami, co ma bezpośredni wpływ na konkretne wyniki.
Czym są więc procedury firmowe? Są to dokumenty, w których znajdują się wytyczne odnośnie konkretnych czynności i działań. Mogą one obejmować nie tylko instrukcje przebiegu na przykład procesu produkcyjnego, ale także obsługi klienta, zarządzania projektem czy też wskazówki dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy. Powinny znaleźć się w nich konkretne kroki określające, jakie działania należy podjąć, aby osiągnąć oczekiwane rezultaty. Procedury firmowe upraszczają więc zasady pracy, porządkują je i ustalają. Dzięki temu mogą pomóc w eliminacji błędów zarówno ludzkich, jak i technicznych. Powinny być one tworzone w sposób świadomy, a także stale modyfikowane i ulepszane.
Jak pisać procedury w firmie? Od czego zacząć tworzenie procedur w firmie? Wzór procedur firmowych.
Warto mieć świadomość, że w przypadku każdej firmy procedury powinny wyglądać nieco inaczej. Dlatego nie da się stworzyć jednej obowiązującej instrukcji dla wszystkich firm, niezależnie od tego, w jakim obszarze działa przedsiębiorstwo, ilu zatrudnia pracowników, a także jakie są jego problemy. Nie oznacza to jednak, że nie istnieje wzór procedur. Osoby, które zajmują się tworzeniem takich instrukcji na co dzień, zdają sobie sprawę z tego, że takie dokumenty powinny zawierać pewne elementy znajdujące się w procedurach, a także muszą być napisane w sposób łatwy i zrozumiały tak, aby każdy pracownik, czytając taką dokumentację, mógł zastosować się do wybranej instrukcji. Tworząc procedurę, musimy pamiętać o tym, by znalazły się w niej następujące elementy:
- oznaczenie alfanumeryczne,
- tytuł procedury,
- spis treści,
- wprowadzenie,
- punkty krok po kroku opisujące, co kolejne kroki, a więc co należy zrobić, w tym zagadnieniu możemy uwzględnić również zrzuty ekranu czy filmy oraz zdjęcia ułatwiające zrozumienie procesu,
- wymagania w przypadku danej procedury,
- niezbędny sprzęt do wykonania danej procedury,
- koszty,
- miejsca, w których wykonywana jest procedura,
- terminy związane z procedurą,
- jednostka odpowiedzialna,
- uwagi i wskazówki,
- numer wersji.
Po napisaniu procedury nawet jeżeli zastosujemy się do tego wzoru, powinniśmy zweryfikować jej poprawność. Dlatego najlepiej jeżeli zrobi to osoba, która na co dzień zajmuje się opisywaną czynnością i sprawdzi krok po kroku, czy Instrukcja jest właściwa i czy nie został pominięty jakiś etap.
Jak napisać procedurę? Księga firmowych procedur i instrukcji wideo
Procedury pozwalają stworzyć instrukcję wykonywania określonych zadań, co stanowi ułatwienie zwłaszcza w przypadku nowych pracowników. Jednak nawet osoby, które zatrudnione są w firmie już od pewnego czasu, jeżeli tylko mają jakiekolwiek wątpliwości dotyczące procesów w firmie, powinny mieć dostęp do każdej procedury, która dotyczy ich pracy i mieć możliwość sprawdzenia informacji dotyczących danego procesu. Warto mieć procedury w swojej firmie zarówno wydrukowane, jak i w formie prezentacji.
Księga spisanych procedur w firmie może usprawnić szkolenie pracowników i pozwala efektownie prowadzić firmę. Jest to narzędzie, które warto wdrożyć nie tylko w dużych przedsiębiorstwach, ale również niewielkich firmach. Jak jednak napisać procedurę i jak powinna wyglądać księga firmowych procedur i instrukcji wideo? Żeby usprawnić działania w firmie, warto stworzyć kilka różnych procedur dotyczących każdego z problematycznych procesów. Dlatego pisząc procedurę, należy najpierw ustalić jej cel. W przypadku każdego biznesu temat procedur może być inny. Jeżeli jednak przystępujemy do pisania pierwszej procedury, zastanówmy się, jakie szczegółowe procesy czy schematy dotyczące zasad działania poszczególnych narzędzi lub ważne informacje mogą usprawnić funkcjonowanie naszej firmy, a także zwiększyć bezpieczeństwo pracowników. Pamiętajmy również, żeby pisząc procedurę zrobić to w taki sposób, by później łatwo nam przychodziło aktualizowanie procedur.
Czym jest więc księga procedur? Otóż jest to dokument, który zawiera opisy procedur, a także instrukcji dotyczących wykonywania określonych zadań w firmie. Może być ona tworzona na przykład przez specjalistów do spraw procedur lub osoby odpowiedzialne za zarządzanie jakością. Powinny znaleźć się w niej instrukcje dotyczące korzystania z narzędzi i sprzętu wymagania dotyczące dokumentacji, raportowania, a także szczegółowe opisy kroków, które należy wykonać w przypadku poszczególnych zadań. Może ona zawierać również informacje dotyczące kontroli jakości i audytów, a więc jest to dokument, który ujednolica sposób wykonywania danych czynności w firmie i zapewnia, że wszyscy pracownicy będą wykonywać je zgodnie ze standardami. Może być ona uzupełniona o wzory dokumentów, formularzy, a także instrukcje wideo i zdjęcia.
Co dają procedury w firmie? Jak wdrażać procedury w swojej firmie?
Zestaw procedur ma pozytywny wpływ nie tylko na dużą firmę, ale również niewielkie przedsiębiorstwa. Dlatego niezależnie od tego czy mamy biznes zatrudniający kilku, czy kilkudziesięciu pracowników, warto wszystkie potrzebne informacje do wykonywania konkretnego zadania umieścić właśnie w takim dokumencie. Części składowe Takiego zestawu procedur mogą być napisane w różnych programach, a więc w Wordzie część w Excelu, a jeszcze inne w specjalnych narzędziach. Wiele osób jednak zastanawia się, jak wdrażać procedury w swojej firmie i co one dadzą? Przede wszystkim proces tworzenia procedur firmowych powinien być dobrze zaplanowany i właściwie wdrożony, uwzględniając specyfikę danej organizacji. Jak krok po kroku stworzyć procedury firmowe?
- Wykonać analizę potrzeb, czyli obszarów działalności firmy, które wymagają formalnych procedur.
- Zdefiniowanie celu procedury.
- Stworzenie zespołu odpowiedzialnego za stworzenie procedury.
- Opracowanie procedury.
- Wdrożenie procedury i przeszkolenie pracowników.
- Monitorowanie i ocena procedury.
- Poprawki procedury.
- Zapewnienie ciągłości działania procedur.
Pamiętajmy, że wszystkie procedury powinny znaleźć się w jednym, łatwo dostępnym dla każdego pracownika miejscu. Muszą być one odpowiednio udokumentowane. Warto również uwzględnić i opracować wskaźniki, które pozwolą nam na ocenę sukcesu wdrożonych zestawów procedur.
Po co pisać procedury w firmie? Zalety stosowania procedur w firmie
Procedury zapewniają wiele korzyści dla każdej firmy, niezależnej od jej wielkości czy sektora, w którym działa. Ich stosowanie poprawia jakość działań, ponieważ pracownicy wiedzą, w jaki sposób powinni wykonywać swoje zadania i jakich standardów przestrzegać, aby pracować skutecznie i bezpiecznie. Dodatkowo procedury w firmie wpływają na minimalizację ryzyka i są bardzo przydatne w różnego rodzaju sytuacjach kryzysowych. Mogą też przyczynić się do poprawy wyników finansowych i konkurencyjności firmy. Usprawniają także proces szkolenia pracowników, a także zarządzanie i kontrolę nad procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie. Instrukcje takie często mogą wpływać również na poprawę relacji z klientami, a także ulepszyć działania poszczególnych jednostek i skuteczniej planować dalszy rozwój firmy.
W wielu przedsiębiorstwach procedury gwarantują też zachowanie wiedzy i fachowości w firmie. Dlatego jeżeli doświadczeni pracownicy, którzy posiadają dużą wiedzę i umiejętności odejdą z przedsiębiorstwa, wówczas ustandaryzowanie tej wiedzy pozwala uniknąć sytuacji spadku poziomu usług biznesu. Dodatkowo mogą one pomagać w obiektywnej ocenie pracy poszczególnych osób, a także zapobiegać błędom i zmienności. Umożliwiają też porównywanie i komunikację, a także pobudzają kreatywność.
Kto pisze procedury w firmie? Narzędzia do tworzenia procedur szybciej i efektywniej
Pisaniem procedur w każdej firmie może zająć się inny specjalista. Wiele zależy przede wszystkim od wielkości i struktury danego przedsiębiorstwa. Dlatego zadanie takie można powierzyć jednej osobie lub stworzyć zespół odpowiedzialny za stworzenie takiej instrukcji. Ważne jest jednak, aby osoba odpowiedzialna za to zadanie, posiadała odpowiednią wiedzę i doświadczenie związane z konkretnym obszarem działalności firmy. Najczęściej za tworzenie procedur w firmie odpowiedzialni są:
- zewnętrzni konsultanci,
- managerowie,
- specjaliści do spraw jakości,
- pracownicy działów operacyjnych,
- szkoleniowcy,
- rada nadzorcza,
- przedstawiciele klientów.
Dla jakich firm należy tworzyć procedury? Księga procedur w smartbusiness i dużych korporacjach
Każda firma niezależnie od swojej wielkości, powinna stworzyć odpowiednie procedury opisujące narzędzia do zarządzania projektami, ale też poszczególne zadania, które pracownicy powinni realizować krok po kroku. W przypadku procedur w małych przedsiębiorstwach warto stworzyć odpowiednie instrukcje, zwłaszcza dotyczące działań, które mogą zagrażać zdrowiu pracowników lub klientów, a także narażają firmę na straty finansowe. Mogą one dotyczyć także działań, które narażają przedsiębiorstwo na utratę klientów, wywołują konflikty w zespole czy nie pozwalają na zwiększenie sprzedaży. W dużych przedsiębiorstwach z kolei ważne jest spisanie procedur dotyczących wszystkich działów.
