Dobór nowych osób do swojej firmy to niezwykle ważne wyzwanie. W dobrej aklimatyzacji znaczenie mają nie tylko umiejętności i doświadczenie kandydata, lecz także odpowiednie wprowadzenie do obowiązków przez pracodawcę. Onboarding – co to takiego i jak przeprowadzić ten proces zarówno zdalnie, jak i w biurze? Podpowiadamy!
Onboarding – co to znaczy?
Pojęcie onboardingu może Ci się kojarzyć z boardingiem w samolocie i nic dziwnego, ponieważ Ty również przyjmujesz na swój pokład nową osobę. Proces ten oznacza całą procedurę wprowadzenia pracownika do organizacji w sposób, który umożliwia mu szybkie i efektywne dostosowanie się do nowego środowiska.
Etap wdrożenia to nie tylko formalności związane z podpisywaniem umów czy załatwianiem badań lekarskich. To również kompleksowe wprowadzenie do obowiązków, zapoznanie z zespołem czy zapewnienie szkoleń niezbędnych do działania w danym miejscu.
Onboarding nowych pracowników w biurze – wskazówki
Gdy masz przeprowadzić onboarding nowego członka zespołu, przygotuj się do tego, jeszcze zanim nowozatrudniony pojawi się w biurze. Zadbaj o wszelkie formalności – umowę, formularze czy regulaminy, które będzie musiał przeczytać i podpisać. Następnie zatroszcz się o stanowisko pracy, w tym komputer, telefon, karty dostępu czy wszelkie inne elementy potrzebne do pracy w danym miejscu.
Pierwszy dzień to stres dla każdego, nawet gdy osoba tego po sobie nie pokazuje. Przywitaj pracownika osobiście i daj mu odczuć, że jest mile widziany, a także, że może liczyć na Twoją pomoc. Zapoznaj go z kluczowymi osobami w firmie, a w szczególności z tymi, z którymi będzie ściśle współpracować. Zorganizuj np. powitalny lunch, gdzie wszyscy zapoznają się w luźniejszej atmosferze.
Może Cię również zainteresować: Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników w firmie?
Przeprowadź pracownika po całym biurze, by pokazać mu wszystkie kluczowe miejsca, takie jak:
- kuchnia;
- toalety;
- sale konferencyjne;
- szatnia;
- stołówka;
- strefa do relaksu.
Musisz wdrożyć nową osobę we wszystkie kwestie techniczne i organizacyjne. Zapewnij np. szkolenie z zakresu używanych narzędzi i systemów, udziel dostępu do e-maila, opowiedz o zasadach bezpieczeństwa, procesie wnioskowania o urlop. Dopasuj onboarding pracownika do specyfiki funkcjonowania firmy.
Opowiedz nowemu pracownikowi o tym, jak wygląda struktura przedsiębiorstwa. Wyjaśnij, kto będzie jego mentorem czy managerem, a także jak wyglądają procesy planowania i podsumowywania pracy. Wytłumacz sposoby raportowania działań i powiedz, do kogo dana osoba może zgłaszać się z każdym pytaniem i wątpliwościami.
Onboarding to proces zajmujący znacznie więcej niż jeden dzień. Czas jego trwania zależy m.in. od ilości obowiązków czy specyfiki stanowiska. Warto na bieżąco oceniać, jak przebiegają wszystkie procedury, np. zbierając opinie o nowym pracowniku od innych zatrudnionych, a także poprzez regularne z samym zainteresowanym.
Zdalny onboarding nowego pracownika – jak się do tego zabrać?
Proces wdrożenia nowego pracownika online będzie się nieco różnił od tego przeprowadzanego stacjonarnie. Najpierw wyślij do nowozatrudnionej osoby wszelkie niezbędne dokumenty, aby mogła je podpisać przed rozpoczęciem pracy. Możesz wykorzystać podpis elektroniczny, a także nadać całość kurierem.
Upewnij się, że pracownik ma dostęp do potrzebnego sprzętu. Jeśli to konieczne, wyślij laptopa, telefon i inne niezbędne urządzenia za pośrednictwem ubezpieczonej przesyłki. Zapewnij dojście do kont e-mailowych, systemów wewnętrznych i umów się na powitalną wideokonferencję.
Przygotuj prezentację, za pomocą której przedstawisz pracownikowi wszystkie niezbędne informacje i omówisz wartości, kulturę czy strukturę firmy. Zaproś na calla wszystkie osoby, jakie świeżak musi poznać, by móc w pełni zacząć realizować swoje obowiązki.
Zadbaj o to, aby pracownik mógł łatwo skontaktować się z Tobą lub innymi członkami zespołu w razie potrzeby. Dokładnie zapoznaj go z działaniem komunikatora stosowanego w organizacji i innymi programami np. do rozdzielania zadań.
Dlaczego efektywny onboarding pracownika jest tak ważny?
Efektywny proces onboardingu powinien być ważny zarówno dla Ciebie, jak i nowego pracownika. Dzięki niemu osoba lepiej adaptuje się w nowym miejscu pracy, szybciej zaczyna realizować swoje zadania, nie musi zadawać zbędnych pytań i lepiej czuje się w firmowym środowisku.
Dział HR powinien zadbać o jak najlepszy onboarding, ponieważ prowadzi on do ogromnej oszczędności czasu. Osoby odpowiednio wprowadzone do firmy mają większe szanse na długoterminowe pozostanie w organizacji. Efektywne wdrożenie zmniejsza ryzyko, że ktoś poczuje się zagubiony lub niedoceniany, co mogłoby prowadzić do szybkiej rotacji zatrudnionych.
Zapoznaj się również wyjaśnieniem, co to jest onboarding, na bazie metodologii 6C. Składa się ona z sześciu etapów:
- Compliance – obejmuje wszystkie formalności, jakie trzeba spełnić przed oficjalnym rozpoczęciem pracy, czyli m.in. podpisanie umowy, badania lekarskie czy szkolenie BHP;
- Clarification – polega na wyjaśnieniu pracownikowi jego roli w organizacji, przedstawieniu zakresu obowiązków, a także celów, do jakich powinien dążyć;
- Confidence – oznacza konieczność zapewnienia zatrudnionemu możliwości poczucia się pewnym siebie, czyli dostarczenie mu wszystkich zasobów niezbędnych do rozpoczęcia efektywnej pracy i ukazywania swoich kompetencji;
- Connection – dotyczy zapewnienia pracownikowi poczucia bezpieczeństwa, pełnej akceptacji, a także czasu na budowanie relacji w zespole;
- Culture – obejmuje proces zapoznawania się z kulturą i wartościami przedsiębiorstwa;
- Checkback – koniecznie poproś nowego pracownika o feedback dotyczący onboardingu, byś mogła udoskonalać go przy kolejnych zatrudnianych osobach.
Inwestycja czasu i energii w dobrze zaplanowany proces onboardingowy przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i firmie. Bez wątpienia wpływa na ogólną wydajność i atmosferę w miejscu pracy, więc zdecydowanie zadbaj o to, by podejść do tego jak najlepiej.
Przeczytaj również: Wellbeing w pracy – klucz do sukcesu Twojej organizacji
