Efektywne zarządzanie każdą organizacją wymaga zdefiniowania celów, aby móc podjąć działania, które pozwolą na ich szybką i skuteczną realizację. Obecnie poszczególne przedsiębiorstwa wykorzystują różne strategie zarządzania i planowania celów, które mogą być pomocne w wyznaczeniu kierunku, w jakim firma powinna zmierzać. Istnieją różne metodyki wyznaczania celów, jednak wśród technik, które cieszą się dużym zainteresowaniem i uznawane są za niezwykle skuteczne, można wymienić metodę OKR, która zapewnia organizacji wiele korzyści. Na czym dokładnie polega metoda OKR, czyli zarządzania przez cele. Jak definiować OKRy i jak wdrożyć je w swojej organizacji? Podpowiadamy.
Czym jest system OKR?
Nazwa systemu OKR to skrót od angielskiego określenia Objective and Key Results, co w tłumaczeniu na język polski oznacza cele i kluczowe rezultaty. Metoda OKR jest to więc sposób definiowania celu, który bazuje na pewnym inspirującym wyzwaniu, czyli Objective, a także zestawie metryk, czyli Key Results. Metodologia OKR ma swoje korzenie w metodzie MBOs, czyli Management by Objective, która została opracowana przez Petera Druckera. Za twórcę systemu OKR uznaje się zarządzającego w latach 70. XX wieku firmą Intel Andy Grove. To on dokonał uproszczenia metody MBO i w swojej książce „High Output Management” opisał sposób definiowania celu oparty właśnie na OKR-ach. System ten popularność zyskał jednak dzięki zaimplementowaniu go w Google przez Johna Doerra.
W czym tkwi sekret popularności systemu OKR?
System OKR jest obecnie niezwykle popularny i coraz więcej firm decyduje się na jego wykorzystanie ze względu na to, że metodyka ta pozwala zarządzać organizacją, a także pracownikami poprzez cele. Dla metody OKR charakterystyczne są dwa elementy oznaczone jako:
- O, czyli cel,
- KR, czyli kluczowe rezultaty.
Oznacza to, że można powiedzieć, że OKRy budują wspólnotę celu ze względu na to, że cała firma działa na rzecz jednego wybranego kierunku. Dodatkowo technika OKR jest popularna ze względu na swą prostotę. Obecnie stosowana jest przez największe firmy na świecie, takie jak chociażby Google, Intel czy Linkedin, ale także niewielkie rodzime przedsiębiorstwa.
Na czym polega metoda OKR?
Metoda OKR stosowana jest głównie przez organizacje, lecz można ją wykorzystywać również w firmach, zwłaszcza do mierzenia efektów w przypadku pojedynczych projektów. Z tego powodu chętnie stosowana jest nie tylko przez właścicieli firm, ale także menadżerów. Składa się ona z określenia następujących kwestii:
- O objective, czyli osiągnięcie celu. Najlepiej ustalić sobie jeden cel na rok, miesiąc czy kwartał, oraz
- KR key results, czyli kluczowych rezultatów. Mogą to być kamienie milowe, które wskażą czy zrealizowaliśmy zamierzony cel, czy też nie. Najlepiej w tym przypadku postawić na dwa do pięciu mierzalnych wyników.
To, co istotne jest w przypadku metody OKR to fakt, iż składają się na nią wyłącznie jasno określone cele, a aby je osiągnąć, należy wdrożyć kilka zasad skutecznego planowania i realizacji.
Przeczytaj również: Co to jest KPI? Kluczowe wskaźniki efektywności.
Jak definiować OKRy?
Metoda Objective and Key Results wykorzystująca cele zarządzania stosowana jest obecnie w setkach firm i coraz więcej organizacji chciałoby zacząć ją wykorzystywać. Jak jednak definiować OKRy? Pamiętajmy, że najbardziej znanym elementem OKRów jest format zapisu celu. Osiągnięcie, czyli objective musi być jakościowe. Oznacza to, że ma określać konkretne wyzwanie, przed jakim musi stanąć firma. Objective służy do precyzyjnego komunikowania priorytetów tak, aby odbiorca był w stanie łatwo je zapamiętać, a przede wszystkim zrozumieć. Kluczowe rezultaty to z kolei 3-5 punktów, które powinny być zrealizowane, aby móc ocenić, że udało nam się osiągnąć zamierzony cel.
W jaki sposób efektywnie korzystać z metodyki OKR w swojej organizacji i jak krok po kroku zdefiniować OKRy?
- Najpierw należy zdefiniować misję i wizję swojej firmy, ponieważ to ona powinna być podstawą do tworzenia OKRów nie tylko na poziomie całej organizacji, ale również jej poszczególnych podzespołów.
- Po ustaleniu OKRu dla całej organizacji, należy zdefiniować kolejne OKRy dla poszczególnych jej podzespołów. Tym zadaniem może zająć się zarówno właściciel firmy, jak i w przypadku większych struktur managerowie poszczególnych działów. Tworząc OKRy dla konkretnych podzespołów, należy postępować zgodnie ze strukturą organizacyjną, a więc wyznaczenie celów na niższych szczeblach, zawsze musi wspierać realizację celów nadrzędnych i być konsekwencją celów strategicznych organizacji.
- Wyznaczenie celów nadrzędnych organizacji powinno mieć długoterminowy charakter, mierzony w perspektywie na przykład roku. Z kolei cele mniejszych podzespołów można definiować na krótsze okresy, na przykład zawierające kwartalne lub miesięczne ustalenia.
- Żeby OKRy w naszej organizacji przyniosły oczekiwane rezultaty, niezwykle istotne jest to, aby na bieżąco i regularnie monitorować postępy OKRów na poziomie działów lub zespołów. Takie działania należy podejmować co tydzień lub dwa. Z kolei na poziomie firmy co miesiąc, lub co kwartał.
Implementacja OKRów w organizacji to świetny sposób na sprawną weryfikację sukcesów. Warto jednak wykorzystać do oceny tego systemu ciągłą skalę, na przykład obejmującą zakres od 0 do 1. Osiągnięcie na przykład poziomu już 70%, czyli 0,7 powinno być dobrze doceniane i akceptowalne. Jeżeli jednak organizacja osiągnie ocenę niższą niż 0,7, wówczas warto wyciągnąć konstruktywne wnioski, które pozwolą na zdefiniowanie elementu lub działań, które przeszkodziły w realizacji celu.
Każda organizacja powinna dążyć do tego, by osiągać regularnie ocenę równą 1. Jeżeli jednak zbyt często skala ciągła w danym przedsiębiorstwie pokazuje tę wartość, wówczas właściciel firmy powinien przemyśleć czy wyznaczone przez niego cele są wystarczająco ambitne.
Przykłady OKRów
Każda organizacja lub firma powinna samodzielnie definiować swoje OKRy i mogą one dotyczyć różnych kwestii. Warto jednak przed wdrożeniem tej techniki w danej strukturze, zacząć od edukowania pracowników, ponieważ metodyka OKR wymaga od wdrażającej ją firmy dobrej komunikacji wewnętrznej. Zespoły, które mają pracować po to, aby osiągać zamierzone OKRy, muszą wiedzieć, jakie korzyści ma przynieść to organizacji, a także, z jakich powodów się je wprowadza. Dlatego kluczem do wyegzekwowania odpowiednich rezultatów jest wyedukowanie pracowników. Mimo że to właściciel, managerowie lub zarząd kreują OKRy, to jednak kluczowe rezultaty są wdrażane przez pracowników. Jeżeli nie poznają nowej metodyki pracy, istnieje duża szansa, że nie będą w stanie prawidłowo realizować wyznaczonych im celów.
Przykłady OKRów mogą dotyczyć wielu różnych firm i organizacji, a także różnorodnych działów i mogą być stosowane przez firmy funkcjonujące niemal we wszystkich sektorach. Dlatego takie przykłady nie są uniwersalne, a każde przedsiębiorstwo powinno w oparciu o swoją misję i cel samodzielnie zdefiniować OKR. Jednak, aby łatwiej nam było zrozumieć, czym są OKRy, warto poznać przykładowe cele.
Warto wiedzieć o tym, że OKR możemy stosować nie tylko w firmach i organizacjach, ale również samodzielnie definiować indywidualne cele. Do takich przykładów można zaliczyć na przykład opanowanie podstaw języka angielskiego czy skończenie kursu na wózki widłowe, czy na prawo jazdy. To są nasze cele, czyli objective. Są one jednoznaczne, wiadomo, kogo dotyczą i co chcemy w takiej sytuacji zmienić. Dlatego w dziale KR, możemy wówczas wpisać takie zadanie jak: regularnie się uczyć, uczęszczać na lekcje języka, uczęszczać na wykłady z prawa jazdy itp.
Przykłady OKRów dla firm to:
- Ustabilizowanie źródła przychodu – może być realizowane przez wprowadzenie dodatkowych usług lub produktów, podjęcie współpracy z większymi klientami czy podpisanie wielomiesięcznych kontraktów.
- Zwiększenie ruchu na stronie – może być realizowane przez działania SEO, takie jak zmiana kodu strony, poprawa nagłówków H1, H2 H3 na witrynie, wdrożenie nowych ciekawych i wartościowych treści zawierających odpowiednie słowa kluczowe czy przez link building.
- Zwiększenie liczby klientów – ten cel może być realizowany poprzez inwestycje w reklamę, działania w social mediach czy promocje.
- Poprawa efektywności sprzedaży – ten cel można zrealizować, inwestując w szkolenia pracowników.
- Podniesienie poziomu marży ze sprzedaży – ten objective wymaga pewnych analiz dotyczących zarówno działu finansowego, jak i marketingu firmy.
- Poprawa zadowolenia klienta – tutaj również pomocne mogą być szkolenia pracowników czy ankiety satysfakcji.
- Poprawa rozpoznawalności marki – pomocne w tym przypadku mogą być wszelkie działania marketingowe, na przykład odpowiednie prowadzenie firmowych social mediów, takich jak Facebook, Instagram TikTok czy LinkedIn.
OKRy mogą dotyczyć nie tylko misji firmy i związanych z nią celów, ale również działań marketingowych, sprzedażowych, dotyczących obsługi klienta, działu HR, oferowanych produktów, stosowanych technologii, a także procesów wewnętrznych.
Jak wdrożyć OKR w organizacji?
Wdrożenie OKR w organizacji wymaga wyznaczenia następujących składowych:
- objective, czyli krótkich zrozumiałych celów,
- key results, czyli policzalnych kryteriów, które pozwolą nam sprawdzić, czy udało nam się zrealizować określone cele.
Pamiętajmy jednak, że kryteria, które sobie wyznaczymy, powinny być ambitne ze względu na to, że tworzenie key results, które bez zbędnego wysiłku jesteśmy w stanie spełnić, nie jest dobrym sposobem na realizację OKRów. Pamiętajmy o tym, że realizacja key results już w 70% jest bardzo dużym sukcesem. Natomiast w 100% jest niemal niemożliwa. Dlatego, jeżeli zbyt często będzie nam się udawało realizować nasze cele w stu procentach, wówczas istnienie spora szansa, że są one zbyt mało ambitne. Pamiętajmy też, że nasze rezultaty powinny być konkretnymi wartościami, do jakich dążymy, a nie listą zadań, które należy odhaczać.
Wdrożenie OKRu w organizacji to działanie, które powinno być przeprowadzone przez właściciela, menadżerów lub zarząd. Pamiętajmy jednak, że ze względu na to, że to pracownicy będą odpowiedzialni za realizację określonych celów, wdrożenie OKRu w firmie, należy poprzedzić odpowiednim szkoleniem takich osób, aby zdawały sobie sprawę z tego, w czym uczestniczą i jak od tej pory będą oceniane efekty ich pracy. Pamiętajmy również, że decydując się na stosowanie OKRów w swojej organizacji, należy wyznaczyć sobie karencję, czyli okres, w jakim chcemy osiągnąć zdefiniowane cele. Możemy przyjąć strategię na najbliższy rok, czyli 12 miesięcy. Jest to dość jednak rozległy horyzont czasowy. Dlatego w tym okresie może wiele zmienić się zarówno w naszej firmie, jak i branży. Z tego powodu bardzo często zdefiniowane na początku cele, w pewnym momencie trzeba nieco zmienić. Natomiast na poziomie mniejszych jednostek organizacyjnych, zwłaszcza wewnątrz firmy, świetnie sprawdza się trzymiesięczny czas kadencji OKRów.
Niezwykle istotne jest również, aby sprawdzać OKRy znacznie częściej, by w razie potrzeby móc nieco zmodyfikować swoje działania. Pamiętajmy również o tym, by akceptować i doceniać, kiedy nasz ambitny OKR jest już zrealizowany w 70%, ponieważ jest to bardzo dobry wynik, a jeżeli dopiero wdrażamy system OKR i wszystkie zespoły zaczną regularnie osiągać 100% realizacji celów, a także kluczowych rezultatów, wówczas być może powinniśmy zmienić cele, ponieważ są one zbyt mało ambitne i OKRy nie zostały właściwie wdrożone w organizacji.
Przeczytaj również: Czym jest lean management?
