Informacja zwrotna, czyli tzw. feedback jest niezwykle istotnym narzędziem wykorzystywanym zwłaszcza przez menedżerów i liderów w celu poprawy błędów pracowników. Może mieć wpływ na rozwój całej organizacji, a także zwiększenie efektywności i wyników pracy poszczególnych jednostek. Kultura przekazywania informacji zwrotnej w każdej organizacji może być nieco inna. Warto jednak pamiętać o tym, że sposób udzielania feedbacku zarówno negatywnego, jak i pozytywnego, może wpłynąć na dalsze postępowanie jednostki. Dlatego właściwie przekazany feedback jest w dzisiejszych czasach kluczem do współczesnego przywództwa i zarządzania talentami. Jak przekazywać informację zwrotną? Podpowiadamy.
Czym jest feedback, czyli czym jest informacja zwrotna?
Feedback, to nic innego jak informacja zwrotna. Zazwyczaj dawana jest ona na przykład współpracownikom lub podwładnym. Może dotyczyć podejmowanych przez nich działań, wykonanych zleceń, a także zachowań pracownika. Często feedback udzielany jest na bieżąco, a więc w trybie ciągłym, a nie dopiero kiedy zostanie na przykład zakończony projekt. Informacja zwrotna pozwala pracownikowi dowiedzieć się:
- co robi dobrze,
- co robi źle,
- nad jakimi elementami powinien popracować lub je poprawić.
Informacja zwrotna może również wskazywać, jak dane zadanie powinno być wykonane. Zazwyczaj celem feedbacku jest informowanie o jakości pracy. Ważne jest, by informacja zwrotna nie była zarówno krytyką, jak i pochlebstwem czy podziękowaniem za zrobienie czegoś.
Co to jest kultura informacji zwrotnej?
Kultura feedbacku, czyli przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych w firmie wspiera rozwój każdego z pracowników i jest przydatna nie tylko jako ocena okresowa działań podejmowanych przez konkretne osoby w miejscu pracy, ale również, aby na bieżąco korygować błędy i niedociągnięcia podczas realizowanych w czasie rzeczywistym projektów.
Wdrożony we właściwy sposób Feedback Cultur pozwala realnie i szczerze przekazywać informacje zwrotne zarówno między poszczególnymi pracownikami, jak i pracownikami i menedżerem, a także menedżerami i na przykład zarządem. Kultura feedbacku w firmie polega więc na przekazywaniu informacji zwrotnej każdej osobie zatrudnionej w organizacji, bez względu na to, jaką pozycję w jej hierarchii zajmuje. Dlatego tak istotne jest, by zrozumieć, że budowanie kultury informacji zwrotnej w firmie jest kluczowym elementem, który może stanowić wsparcie w karierze. Niestety wciąż w wielu przedsiębiorstwach managerowie nie oceniają rzetelnie i terminowo podwładnych. Wielu pracownikom trudno jest również przyjmować feedback, zwłaszcza ten negatywny.
Kultura otrzymywania informacji zwrotnych – co w praktyce oznacza?
W praktyce poprzez pojęcie kultury feedbacku rozumiemy dzielenie się informacjami zwrotnymi, a także reagowanie nie i podejmowanie działań z nimi związanymi. Zdrowa kultura feedbacków w firmie przewiduje możliwość wymiany opinii między zarówno pracownikami niższego, jak i wyższego szczebla, bez negatywnych emocji, oskarżeń czy uprzedzeń. Dodatkowo każdy pracownik ma prawo wyrazić swoje zdanie zarówno w stosunku do innych współpracowników, jak i menadżerów i dysponować narzędziami i zasobami, za pomocą którymi których może przekazywać feedback, Niezwykle istotne jest, by kultura feedbacku w organizacji obejmowała elementy takie jak:
- ciągłość,
- dwukierunkową komunikację,
- celowość,
- różne rodzaje informacji zwrotnych.
Warto postawić na regularność przekazywania informacji zwrotnej tak, aby feedback stał się naturalną częścią funkcjonowania firmy. Pamiętajmy, by nie tylko mówca mógł przekazywać informacje zwrotne, ponieważ odbiorca również musi mieć możliwość reagowania na nie, a także przekazywania swoich uwag.
Jakie zalety ma konstruktywna informacja zwrotna?
W dzisiejszych czasach udzielanie konstruktywnej informacji zwrotnej jest już standardem w wielu firmach. W przedsiębiorstwach, w których panuje Feedback Culture często zarówno wśród pracowników niższych szczebli, jak i managerów prowadzi się szkolenia z feedbacku, aby osoba udzielająca informacje zwrotnej robiła to w odpowiedni sposób. Jakie zalety jednak ma konstruktywny feedback?
- Możliwość szybszego rozwiązywania konfliktów osobistych między pracownikami, a także nieporozumień w komunikacji zespołowej.
- Odbiorca informacji zwrotnej jest w stanie poznać swoje mocne i słabe strony, co wpływa na jego możliwości rozwoju.
- Wzajemne oczekiwania są jasno komunikowane, co zapewnia bezpieczeństwo w życiu zawodowym.
- Kiedy szybko eliminujemy zakłócenia, współpraca w zespole przebiega płynniej i szybciej.
Dodatkowo warto zwrócić uwagę na to, że ewentualna frustracja bądź też agresja może zostać właśnie dzięki konstruktywnemu feedbackowi zredukowana przez osobę udzielającą informacje zwrotnej, zanim jeszcze dojdzie do eskalacji konfliktu.
Kultura feedbacku w firmie, czyli jak udzielać informacji zwrotnych? Rodzaje feedbacku
Chcąc przekazać informację zwrotną, warto poznać także rodzaje feedbacku, z jakimi na co dzień możemy się spotykać. Zalicza się do nich:
- pozytywny feedback – ma na celu podkreślenie mocnych stron i pozytywnych zachowań,
- negatywny feedback – wskazuje obszary do poprawy i udzielany jest w celu wsparcia rozwoju pracownika,
- spontaniczny feedback – udzielany jest bez wcześniejszego zaplanowania, zazwyczaj w odpowiedzi na bieżące sytuacje lub zdarzenia,
- formalny feedback – zazwyczaj związany jest z oficjalnymi procedurami wdrożonymi w firmie, do których zalicza się na przykład oceny pracownicze,
- bezpośredni feedback – cechuje się jasnym i otwartym przekazem,
- okresowy feedback – udzielany jest w określonych odstępach czasu. Pomaga w śledzeniu postępów i osiągnięć,
- konstruktywny feedback – to opinia, która sugeruje konkretne kroki, jakie warto podjąć, by poprawić sytuację.
Kultura informacji zwrotnej – jak manager może przekazywać pracownikowi uwagi?
Konstruktywny feedback pozwala poprawić błędy, zwiększa efektywność jednostek i ma duży wpływ na funkcjonowanie całej kultury organizacyjnej. Jak jednak udzielać informacji zwrotnej?
Warto pamiętać o następujących zasadach:
- równowagi – feedback powinien zawierać zarówno pozytywne elementy, jak i obszary wymagające poprawy,
- faktów – feedback powinien być oparty na naszej osobistej obserwacji, a także faktach. Dlatego kreując go, nigdy nie powinniśmy kierować się osądami subiektywnymi czy też niepotwierdzonymi plotkami,
- konkretów – przekazując informację zwrotną, należy wskazać konkretne sytuacje, zachowania czy wykonane zadania, na których chcemy się skoncentrować, a następnie je omówić. Dzięki temu osoba odbierająca feedback będzie mogła w przyszłości zmienić swoje postępowanie i zrozumieć, o co chodzi o sobie przekazującej feedback,
- empatii – pamiętajmy o tym, że zwłaszcza negatywny feedback może wywołać u osoby, do której jest kierowany skrajne emocje. Dlatego warto wybierać słowa ostrożnie i być konstruktywnym, lecz niezbyt krytycznym. Przekazując informację zwrotną, starajmy się zadbać o poczucie bezpieczeństwa drugiej strony i zrozumieć jej perspektywę,
- wsparcia – po przekazaniu feedbacku, warto zaoferować swoją pomoc w realizacji zaleceń zawartych w informacji zwrotnej tak, aby osoba, do której ją kierujemy, wiedziała, że może liczyć na nasze wsparcie,
- otwartej komunikacji – feedback zawsze warto przekazywać w atmosferze, która pozwala na swobodną rozmowę. Dzięki temu osoba otrzymująca go będzie mogła swobodnie wyrazić swoje poglądy, a także zadać dodatkowe pytania,
- systematyczności – regularnie udzielany feedback pomaga nie tylko w rozwoju poszczególnych jednostek, ale również w zrozumieniu, że nie jest on jednorazowym zdarzeniem, lecz jeden z procesów, który dokonywany jest w firmie.
Warto również zapowiadać feedback z wyprzedzeniem, aby osoba, której chcemy przekazać informację zwrotną, nie czuła się zaskoczona. Udzielając go, pamiętajmy o tym, że ma być on konstruktywną informacją, która ma pomóc w rozwoju pracowników, a nie jedynie wyrażeniem krytyki ich działań.
Jak przyjmować feedback w firmach, w których panuje kultura informacji zwrotnej?
W firmach, w których panuje kultura feedbacku, organizowane są szkolenia wskazujące efektywne sposoby udzielania informacji zwrotnej. Warto jednak wiedzieć również, w jaki sposób na nią reagować. Osoba otrzymująca feedback powinna przede wszystkim:
- słuchać uważnie – skupić się na tym, co mówi druga osoba,
- unikać obrony – czasem jest to trudne, ale warto zrozumieć perspektywę drugiej osoby,
- przyjąć zarówno pozytywne, jak i negatywne uwagi – oba typy feedbacku mają znaczenie dla naszego rozwoju, dlatego nie można ich ignorować.
Osoba otrzymująca feedback powinna być otwarta na zmiany i traktować informację zwrotną jako szansę do rozwoju. Zwłaszcza jeżeli otrzyma trudny i negatywny feedback, powinna wyłonić z niego kluczowe, wartościowe informacje, podziękować za niego, a następnie dać sobie chwilę na uspokojenie, aby móc spojrzeć na sytuację bardziej obiektywnie.
Modele informacji zwrotnej stosowane w codziennej pracy organizacji. Jak udzielać informacji zwrotnych?
Przekazanie informacji zwrotnej może być realizowane w różny sposób. Obecnie wymienia się kilka modeli udzielania feedbacku. Wybór konkretnej metody powinien być uzależniony od czynników takich jak:
- kontekst,
- oczekiwania odbiorcy,
- cel komunikacji.
Najbardziej popularne modele feedbacku to:
- BOOST – to skrót od Behaviour, Observation, Outcome, Support, Timing. Polega on na wskazywaniu konkretnych zachowań, obserwacji i skutków, a także udzielanie wsparcia i dopasowaniu dobrego momentu na przekazanie informacji zwrotnej.
- SBI – to skrót od Situation, Behavior, Impact. Polega on na konkretnej obserwacji zachowania i opisaniu sytuacji, a także wpływie tych czynników na daną osobę.
- COIN – to skrót od Context, Observation, Impact, Next steps. Polega on na uwzględnieniu kontekstu, następnie dokonaniu obserwacji zachowania i zidentyfikowania jego wpływu, aby móc określić kolejne kroki, które mogą poprawić sytuację.
- CRC – to skrót od Compliment, Recommend, Correct. Polega on na rozpoczęciu feedbacku od pozytywnego wzmocnienia, a następnie zasugerowaniu pewnych sposobów poprawy zachowania, na końcu dopiero na udzieleniu informacji zwrotnej dotyczącej konkretnych błędów.
- BARS – to skrót od Behavior, Attitude, Results, Skills. Skupia się on na zachowaniach, postawach, wynikach i umiejętnościach, które stanowią punkt odniesienia do udzielenia feedbacku,
- AID – czyli Action Impact Development. Skupia się na tym, aby doceniać te rzeczy, które pracownicy robią dobrze, a następnie na wskazaniu obszarów do poprawy czy proponowaniu sposobów na rozwój umiejętności kompetencji
- BIFF – to skrót od Brief, Informative, Friendly, Firm. Polega on na przekazywaniu informacji w zwięzły sposób z uwzględnieniem faktów, jednak w tonie dość przyjaznym, lecz stanowczym.
Wykorzystanie odpowiedniej metody udzielania feedbacku może mieć wpływ na motywację pracowników. Wdrożenie kultury informacji zwrotnej w każdej filmie jest niezwykle ważne, ponieważ pozwala na zwiększenie efektywności pracy i budowanie pozytywnej atmosfery, a także lepsze zrozumienie potrzeb klientów.
