Multitasking to zjawisko, o którym wiele mówi się zarówno w sferze zawodowej, jak i w życiu codziennym. Choć może być bardzo pomocne, niekiedy stanowi pewne zagrożenie i prowadzi do zmniejszenia efektywności działań. Jak odpowiednio zarządzać wielozadaniowością i uniknąć przeciążenia?
Multitasking – co to jest?
Multitasking oznacza wykonywanie wielu zadań jednocześnie. Może być bardzo efektywną umiejętnością, ale jednocześnie łatwo prowadzi do przeciążenia. Klucz do sukcesu w leży w odpowiednim podejściu, organizacji i świadomości własnych ograniczeń. Wielozadaniowość odnosi się do różnych sfer życia.
Wykonywanie kilku zadań jednocześnie nierzadko ma miejsce w pracy, kiedy trzeba szybko przeskakiwać pomiędzy projektami, zarządzać zespołem, a dodatkowo pamiętać jeszcze o zjedzeniu lunchu czy napiciu się kawy. W życiu codziennym z wielozadaniowością borykają się m.in. mamy, które muszą zająć się nie tylko maluchem, ale także obowiązkami domowymi czy zrobieniem zakupów.
Techniki efektywnego multitaskingu
Nieodpowiednio zaplanowany multitasking może prowadzić do, m.in.:
- obniżenia produktywności;
- spadku jakości pracy;
- wysokiego poziomu stresu;
- problemów z koncentracją;
- kłopotów ze snem.
Aby tego uniknąć, trzeba wiedzieć, jak podejść do wielozadaniowości. Techniki pomocne w efektywnym planowaniu to, np.:
- macierz Eisenhowera – metoda polegająca na wyznaczaniu priorytetów i układaniu zadań od tych najpilniejszych do najmniej pilnych. W pierwszej kolejności wykonuje się najważniejsze obowiązki, a następnie stopniowo przechodzi do kolejnych;
- nowoczesne technologie – warto wdrożyć do swojej codzienności programy pomagające w sprawnym zarządzaniu zadaniami, takie jak Asana czy Trello, gdzie ustawia się np. deadline’y i osoby odpowiedzialne za poszczególne obowiązki;
- ustalone przerwy – w wykonywaniu wielu zadań w tym samym czasie niezwykle pomocny okazuje się czas na regenerację. Należałoby ustalić sobie określone godziny pauz lub stosować metody zarządzania typu Pomodoro (to świetnie sprawdza się także w czasie nauki np. na studiach).
Badania przeprowadzane na różnych uniwersytetach (np. na Uniwersytecie Południowej Kalifornii czy na Stanfordzie) pokazują, że multitasking obniża efektywność. I choć często pracodawcy wymagają od kandydatów, by robili wiele rzeczy naraz, trzeba podchodzić do tego z rozsądkiem.
Zawsze, kiedy wykonuje się jedną rzecz i nagle przechodzi do drugiej, ta pierwsza zostaje na jakiś czas porzucona. Wtedy łatwo o niedopatrzenia czy pomyłki. Kiedy tylko to możliwe, warto skupić się na jednej czynności jednocześnie, ponieważ zmniejsza to ryzyko wystąpienia błędów.
Oczywiście, nic się nie stanie, kiedy jednocześnie będziesz myć okna i rozmawiać z kimś przez telefon, ale sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej np. w działaniu nad ważnymi projektami, od których zależą losy firmy, w której pracujesz. Dlatego tak ważna jest umiejętność wyznaczania sobie priorytetów i nieulegania zbyt dynamicznemu środowisku pracy. Trzeba wiedzieć, jak stawiać granice.
Wielozadaniowość w pracy – jak uniknąć przeciążenia?
Multitasking w pracy to cecha wymagana przez wiele firm, ale nie każdy pracownik dobrze odnajdzie się w tak intensywnie funkcjonującym środowisku. Klucz to znalezienie stanowiska z obowiązkami dopasowanymi do swojej osobowości i preferowanego stylu działania. Aby uniknąć przeciążenia, warto:
- dbać o work-life balance;
- pracować wyłącznie w wyznaczonych godzinach;
- korzystać z przynależnego urlopu;
- stosować techniki relaksacyjne;
- pamiętać o aktywności fizycznej;
- zdrowo się odżywiać i wysypiać;
- jasno komunikować swoje potrzeby i emocje.
Multitasking bywa efektywny, ale tylko wtedy, kiedy podchodzi się do niego z rozsądkiem. Ciągłe działanie w stresie i napięciu powoduje obniżenie jakości pracy, dlatego warto mieć to na uwadze, by dbać o swój komfort psychiczny i wykonywać obowiązki na satysfakcjonującym poziomie.
