Kobiety coraz częściej chcą być niezależne i spełniać się zawodowo prowadząc własny biznes. Decyzja o założeniu własnej działalności gospodarczej często jest trudna, ponieważ towarzyszy nam często wówczas lęk dotyczący tego, czy zdobędziemy klientów i czy uda nam się zarobić tyle, by opłacić wszelkie koszty związane z prowadzeniem firmy i jednocześnie, by utrzymać siebie lub swoją rodzinę. Decyzja o założeniu własnego biznesu powinna być więc dobrze przemyślana i poprzedzona różnego rodzaju analizami. Jeżeli jednak boimy się założyć swoją firmę, ponieważ nie mamy odpowiedniej wiedzy dotyczącej tego, jak krok po kroku przeprowadzić ten proces, powinniśmy wiedzieć, że w rzeczywistości nie jest on tak trudny jak nam się wydaje. Przedstawiamy poradnik, jak założyć firmę krok po kroku.
Kto może prowadzić działalność gospodarczą w Polsce?
Własna firma to marzenie wielu ludzi. Kto jednak może prowadzić działalność gospodarczą w Polsce? Przede wszystkim osoby pełnoletnie, które mają pełną zdolność do podejmowania decyzji. Jednak założyć swój biznes mogą w Polsce także osoby niepełnoletnie, jeżeli pomogą im w tym ich ustawowi przedstawiciele. Żeby założyć jednoosobową firmę, nie trzeba być obywatelem Polski. Zarejestrować swój biznes w naszym kraju mogą również obywatele Unii Europejskiej i państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a także obywatele krajów nieobjętych powyższymi umowami, jeżeli mają tytuł pobytowy, który uprawnia ich do przebywania na terenie Polski.
Jaką formę działalności gospodarczej wybrać?
Założenie firmy wymaga wyboru formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej. Mamy wiele możliwości do wyboru. Wśród nich można wyróżnić:
- jednoosobową działalność gospodarczą,
- spółkę cywilną,
- spółki prawa handlowego,
- spółkę jawną,
- spółkę partnerską,
- spółkę komandytową,
- spółkę komandytowo-akcyjną,
- spółkę akcyjną,
- spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.
Powinniśmy zastanowić się również nad tym, czy chcemy od razu zakładać firmę, ponieważ w sytuacji kiedy przewidujemy, że nasze dochody przynajmniej na początku będą niewielkie, nie musimy rejestrować się jako przedsiębiorca. Taką możliwość daje nam działalność nierejestrowana, którą można prowadzić jeżeli interesuje nas drobna działalność zarobkowa, czyli wtedy, gdy przychody z takiego biznesu nie przekraczają 50% minimalnego wynagrodzenia. Aby móc skorzystać z takiej możliwości, należy spełniać również następujące wymagania: być osobą fizyczną, nie wykonywać działalności w ramach spółki cywilnej i nie prowadzić biznesu, który wymaga regulacji lub koncesji. Biznes nierejestrowany to jednak opcja osób, które nie wykonywały żadnej działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.
Osoby, które chcą zarejestrować firmę, w praktyce najczęściej decydują się na jedną z następujących dwóch form, czyli jednoosobową działalność gospodarczą albo spółkę cywilną. W tym pierwszym przypadku właścicielem firmy jest jedna osoba, zaś spółka cywilna wymaga zarządzania przez co najmniej dwóch wspólników.
Jednoosobowa działalność gospodarcza
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga najmniej czasu, dlatego forma ta jest często wybierana przez osoby, które chcą mieć własny biznes. Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, należy mieć jednak świadomość, że cała odpowiedzialność za zobowiązania firmy spoczywa na właścicielu i odpowiada on za zobowiązania całym swoim majątkiem. Zaletą tej formy działalności jest możliwość prowadzenia uproszczonej księgowości, a także szybka i bezpłatna rejestracja firmy.
Żeby zarejestrować jednoosobową działalność gospodarczą nie musimy nawet wychodzić z domu. Wystarczy wypełnić online wniosek zgłoszeniowy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Formularz ten pozwala na zgłoszenie utworzenia firmy również w innych instytucjach takich jak urząd skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych lub Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, a także w Głównym Urzędzie Statystycznym. Bardzo często firmę jednoosobową wybierają przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z biznesem, a na późniejszym etapie kariery, zmieniają ją na inną formę prawną.
Spółka cywilna
Wśród dostępnych form działalności gospodarczej, które cieszą się dużą popularnością, zwłaszcza u początkujących przedsiębiorców można wymienić również spółkę cywilną. W takim przypadku jednak powstaje ona na podstawie pisemnej umowy zawieranej przez dwóch wspólników. Forma ta nie może być wybrana wtedy kiedy chcemy samodzielnie prowadzić firmę. Zaletą spółki cywilnej jest fakt, iż dzięki temu, że ma ona przynajmniej dwóch wspólników, odpowiedzialność za biznes nie spoczywa już tylko na jednej osobie. Jednak podobnie jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, za zobowiązania spółki odpowiedzialność ponoszą wszyscy wspólnicy. Spółki cywilne również mogą korzystać z uproszczonej księgowości, a także wielu ulg, nie wymagają kapitału założycielskiego, a koszt ich rejestracji jest stosunkowo niski.
Wybór nazwy firmy i kodu PKD
Założenie działalności gospodarczej powinno być poprzedzone dogłębnymi analizami i musi dobrze przemyślane. Proces zakładania firmy w CEIDG rozpoczyna się od wskazania nazwy pod jaką będziemy działać. Warto więc wcześniej zastanowić się nad tym, jaka nazwa firmy będzie dla nas satysfakcjonująca, a także sprawdzić, czy nie jest zastrzeżona. Wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą decyduje się na założenie firmy pod nazwą składającej się z imienia i nazwiska w mianowniku. Równie często wybierane są terminy takie jak imię i nazwisko + element wskazujący na typ działalności. Na tym etapie warto zastanowić się również nad tym, pod jakim adresem będziemy prowadzili firmę.
Kolejnym istotnym podczas rejestracji działalności gospodarczej elementem jest kod PKD. Rejestrując swoją firmę, należy przypisać swoją działalność do określonego kodu w Polskiej Klasyfikacji Działalności. Warto poszukać więc kodu, który najbardziej jest dopasowany do profilu firmy, jaką chcemy prowadzić. Kody mają znaczenie nie tylko z punktu widzenia statystyki publicznej, ale także powiązane są na przykład z określonymi formami opodatkowania, rejestracją VAT czy obowiązkiem korzystania z kasy fiskalnej. Na tym etapie warto również sprawdzić, czy do prowadzenia określonej działalności będziemy potrzebowali jakiegoś pozwolenia. W określonych przypadkach, chcąc założyć spółkę lub jdg, będziemy potrzebowali wpisu do rejestru działalności regulowanej, koncesji, zezwolenia lub pozwolenia.
Wybór formy opodatkowania firmy
W momencie kiedy zakładamy firmę i decydujemy się na prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, stajemy się podatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych, czyli PIT. W związku z tym musimy wybrać formę opodatkowania naszej działalności gospodarczej. Możemy zdecydować się na:
- opodatkowanie na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej ze stawką podatkową 12 i 32%,
- opodatkowanie według stawki liniowej, czyli Stawki podatkowej 19%,
- opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Podstawową i najczęściej wybieraną formą opodatkowania jest skala podatkowa, czyli opodatkowanie na zasadach ogólnych. Jeżeli więc nie wybierzemy innego typu opodatkowania, wówczas to właśnie ta metoda zostanie zastosowana w przypadku rozliczania dochodów z naszej działalności. Decydując się na konkretne rozwiązanie podatkowe, warto mieć jednak świadomość, że w przypadku skali podatkowej stawki liniowej, przedmiotem opodatkowania jest dochód, zaś dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych – osiągany przychód.
Kto będzie prowadził księgowość firmy?
We wniosku o założenie firmy, będziemy musieli umieścić również informacje dotyczące tego, kto będzie prowadził dokumentację finansową przedsiębiorstwa. Z tego powodu warto zastanowić się, jak będziemy prowadzili księgowość i jakim rachunkiem będziemy się posługiwać. Przedsiębiorca zobligowany jest tutaj prowadzenia dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa. W zależności od typu działalności może być ona prowadzona w formie uproszczonej, a więc w przypadku skali podatkowej w księdze przychodów i rozchodów, a dla rozliczenia ryczałtowego w ewidencji przychodów lub pełnej – w księgach rachunkowych.
Przedsiębiorca, który rejestruje firmę, nie musi prowadzić ewidencji finansowej samodzielnie. Może to zadanie zlecić podmiotowi zewnętrznemu takiemu jak na przykład biuro rachunkowe. Naszymi firmowymi finansami może zająć się też zaufany księgowy. Usługi takie są bardzo pomocne, zwłaszcza w przypadku nowej firmy, która jeszcze nie ma doświadczenia wszelkich kwestiach związanych z rozliczeniami.
Kolejnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę podczas zakładania firmy, jest to, z jakiego rachunku będą wykonywane wszelkie transakcje. Przedsiębiorca może wykorzystywać w działalności gospodarczej swój własny prywatny rachunek lub założyć rachunek firmowy. W pewnych przypadkach jednak przedsiębiorcy będzie potrzebny rachunek firmowy, a nie prywatny. Dotyczy to:
- podatników VAT,
- transakcji dokonywanych z zastosowaniem mechanizmu podziału płatności.
Jak zarejestrować działalność gospodarczą w Polsce?
Obecnie wszelkie formalności związane z zakładaniem jednoosobowej działalności gospodarczej są bardzo uproszczone i można ich dopełnić przez internet. Żeby zarejestrować działalność gospodarczą, Właściwie wystarczy wypełnić jeden formularz – CEIDG-1 za pośrednictwem strony biznes.gov.pl. We wniosku takim przedsiębiorca musi podać następujące informacje:
- swoje dane (imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, rodzaj i serię dowodu tożsamości, numer PESEL, obywatelstwo),
- dane firmy (adres zamieszkania lub stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej, pełną i skróconą nazwę firmy, kody PKD, liczbę pracowników, datę rozpoczęcia działalności, ewentualnie numer NIP lub REGON, jeśli już zostały nadane),
- formę opodatkowania.
W przypadku kiedy nie posiadamy NIP-u lub REGON-u, wówczas wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców będzie równoznaczny z wnioskiem o nadanie numeru NIP i REGON. Zostaną one automatycznie uzupełnione w takim wpisie, zazwyczaj w ciągu około 7 dni.
Rejestracja firmy w CEIDG
Rejestracja firmy w CEIDG może odbyć się na kilka sposobów. Wniosek CEIDG-1 można dostarczyć:
- drogą elektroniczną – z wykorzystaniem strony internetowej CEIDG, czyli biznes.gov.pl,
- osobiście w urzędzie – wówczas wniosek może zostać wypełniony elektronicznie i wydrukowany lub wypełniony ręcznie na specjalnym formularzu.
Należy jednak pamiętać, że aby móc zarejestrować firmę przez internet i złożyć wniosek CEIDG-1 całkowicie online, należy posiadać podpis kwalifikowany lub profil zaufany. W przeciwnym wypadku formularz możemy wypełnić przez internet, lecz będziemy musieli w ciągu najbliższych 7 dni udać się do urzędu celem podpisania takiego wniosku osobiście.
Zakładanie własnej firmy a kontakt z ZUS-em
Firmy w Polsce muszą odprowadzać składki do ZUS-u. Z tego powodu, zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, powinniśmy pomyśleć również o tej instytucji. Przedsiębiorca zobligowany jest do opłacania i rozliczenia składek do ZUS-u na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne, a także Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy. Obecnie zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika do ZUS jest wysyłany automatycznie w momencie wypełnienia wniosku CEIDG-1. Do tego formularza należy dołączyć następujące dokumenty:
- formularz ZUA dotyczący ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,
- dokument ZZA, który dotyczy wyłącznie ubezpieczenia zdrowotnego i obowiązuje w przypadku ulgi na start, a także osoby zatrudnione na umowę o pracę, które otrzymują przynajmniej minimalne wynagrodzenie.
Dokumenty te najlepiej dołączyć do wniosku o rejestrację firmy, lecz jeżeli nie załączymy ich do formularza CEIDG-1, wówczas mamy 7 dni na to, aby dostarczyć je do ZUS-u. Przedsiębiorca może skorzystać z ulg na składki ZUS. Taką możliwość mają osoby, które dopiero zaczynają swoją pierwszą działalność gospodarczą lub te, które zakończyły działalność przynajmniej 60 miesięcy wcześniej i nie będą świadczyły usług na rzecz byłego pracodawcy. W takim przypadku przez pierwsze 6 miesięcy przedsiębiorca może skorzystać z ulgi na start, która zwalnia go z opłat na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, i ubezpieczenie społeczne. Z kolei po 6 miesiącach może on skorzystać z preferencyjnej podstawy i płacić obniżone składki jeszcze przez 24 miesiące.
Czy zakładając działalność gospodarczą, należy rejestrować ją w urzędzie skarbowym?
Żeby prowadzić w Polsce firmę, należy posiadać numer NIP, czyli numer identyfikacji podatkowej. W przypadku osób, które nigdy do tej pory nie prowadziły działalności gospodarczej, nadawany jest on podczas przetwarzania wniosku CEIDG-1. Nie musimy więc kontaktować się podczas zakładania działalności gospodarczej z urzędem skarbowym i osobno rejestrować swojej firmy w tej instytucji, ponieważ już we wniosku CEIDG-1 umieszczamy informacje dotyczące formy opodatkowania.
W kontekście kontaktu z urzędem skarbowym warto jednak zastanowić się nad tym, czy będziemy płatnikami podatku VAT, czy też nie. Przedsiębiorca może zostać zwolniony z obowiązku płacenia VAT-u w sytuacji, kiedy:
- obrót z jego sprzedaży nie przekracza 200 000 zł rocznie,
- lub gdy sprzedaje towary bądź oferuje usługi, które są zwolnione z podatku VAT.
Jeżeli jednak nie spełniamy tych warunków lub chcemy zostać vatowcem, musimy wypełnić formularz VAT-R. Należy go złożyć najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży usług lub towarów. W przypadku kiedy posiadamy NIP, możemy złożyć formularz VAT-R już w momencie składania wniosku do CEIDG.
Wybór konta bankowego po założeniu firmy
Zakładając własną działalność gospodarczą, warto rozważyć założenie osobnego rachunku bankowego dla firmy. Teoretycznie niewielka jednoosobowa działalność gospodarcza może być prowadzona bez rachunku firmowego i do jej celów możemy wykorzystywać konto prywatne. W praktyce jednak warto rozdzielić rachunek osobisty od firmowego. Dodatkowo posiadanie konta firmowego daje przedsiębiorcy szereg korzyści i ułatwia kontrolę nad przychodami i kosztami firmowymi, a więc jest pomocne w organizacji i zarządzaniu swoim biznesem. Z tego powodu większość przedsiębiorców, zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, decyduje się też na założenie rachunku firmowego.
Pamiętajmy, że rachunek firmowy jest ważny również ze względu na to, że obecnie wiele transakcji nie można przeprowadzać gotówką. Zgodnie z przepisami, firmy nie mogą dokonywać płatności gotówkowych w sytuacji kiedy:
- stroną transakcji jest inny przedsiębiorca,
- wartość transakcji przekracza kwotę 15 000 zł.
Z tego powodu, jeżeli planujemy wykonywać powyższe opłaty, wówczas powinniśmy założyć rachunek bankowy. Przyda się również podczas opłacania podatku, a także składek do ZUS-u. Nie jest to jednak wymóg, ponieważ mikroprzedsiębiorcy, czyli firmy, które zatrudniają mniej niż 10 pracowników, osiągające dochód roczny netto poniżej 2 milionów euro, mogą opłacać składki ZUS, a także podatki na poczcie. Rachunek firmowy będzie jednak niezbędny w sytuacji, kiedy przedsiębiorca zamierza dokonywać transakcji z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności i gdy jest podatnikiem VAT, ponieważ tylko wtedy zostanie opublikowany na białej liście podatników VAT.
