Zarówno w niewielkich, jak i dużych firmach zdarzają się sytuacje, kiedy liczba zadań do wykonania, które powinny być zrealizowane jak najszybciej, jest tak duża, że pracownicy mają problem z tym, aby ustalić listę priorytetów i działań, jakie powinni przeprowadzić jak najszybciej. W sytuacji kiedy lista powinności, które czekają na realizację, jest niezwykle długa, a wszystkie te zadania są do wykonania na ASAP, często pojawia się stres, frustracja i presja, które mogą wpłynąć negatywnie nie tylko na samopoczucie pracowników, ale także ich efektywność i dokładność. Dlatego nawet wtedy kiedy wydaje nam się, że wszystko powinniśmy zrobić na już, należy umieć wyznaczać swoje priorytety w pracy. W jaki sposób można je ustalić, w sytuacji kiedy wszystko jest na wczoraj? Podpowiadamy.
Czym są priorytety?
W sytuacji kiedy mamy zbyt wiele rzeczy na głowie lub za dużo zadań do zrobienia w jednym czasie, nawet jeżeli wszystkie te czynności powinniśmy wykonać na wczoraj, nie jest to możliwe, aby zająć się nimi w tym samym czasie. Z tego powodu nawet w sytuacji kiedy wszystkie lub przynajmniej większość naszych zadań to czynności, które powinniśmy wykonać na ASAP, musimy ustalić listę priorytetów, a więc kwestii, którymi musimy zająć się w pierwszej kolejności. Czym są więc priorytety? Według słownika języka polskiego priorytet to sprawa szczególnie ważna, która powinna być załatwiona w pierwszej kolejności. Jest to zadanie, na którym szczególnie nam zależy i może nas ono przybliżyć do wyznaczonego celu, bądź powinno być załatwione, abyśmy mogli sprawnie funkcjonować.
Ta definicja priorytetu według PWN doskonale tłumaczy to hasło. W praktyce jednak wiele osób nie potrafi określać priorytetów i nie do końca wie, czym one są. Warto mieć jednak świadomość, że priorytety, czyli najważniejsze sprawy, do których realizacji dążymy w pierwszej kolejności, są indywidualne dla każdej osoby. Dlatego nawet dwóch pracowników zatrudnionych na tym samym stanowisku, w tej samej firmie, może mieć zupełnie inną hierarchię rzeczy najważniejszych. Pamiętajmy jednak, że priorytetowe zadania to takie, których cel jest związany z pewnymi korzyściami, na przykład możliwością awansu czy też promocją firmy na najbliższym wydarzeniu. Bardzo często priorytety są również ograniczone czasowo i nierzadko muszą być wykonane jako pierwsze, abyśmy mogli przejść do dalszych działań.
Jak nauczyć się ustalać priorytety?
Ustalanie priorytetów to działanie, które jest przydatne zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Z tego powodu, każda osoba powinna nauczyć się wyznaczać sobie priorytety w pracy i poza nią, ponieważ prawidłowa organizacja jest niezwykle ważna z punktu widzenia efektywności, ze względu na to, że jednym z założeń priorytetów jest to dotyczące faktu, iż powinny być one zrealizowane jak najszybciej. Wyznaczając je, powinniśmy zastanowić się, co musimy zrobić w pierwszej kolejności. Sytuacja nieco komplikuje się wtedy kiedy wszystkie wyznaczone nam zadania wydają się tak samo ważne i musimy je wykonać jak najszybciej. Jednak, aby móc jak najlepiej zorganizować swój czas pracy, musimy wybrać te zadania, którymi zajmiemy się najpierw. Jak najłatwiej wyznaczyć priorytety?
- Należy stworzyć listę zadań, czyli aktywności, które mamy do wykonania danego dnia, tygodnia czy miesiąca.
- Ocenić, które z zadań wymaga największego zaangażowania, wyróżniają się największym stopniem trudności, a także, jaki jest cel poszczególnych czynności.
- Wyznaczyć czas realizacji zadań, a więc ustalić status każdej czynności, czy jest ona pilna i na kiedy musi być zrobiona, a także, czy posiada swój deadline.
- Określić, dla kogo dane zadanie ma być wykonane, czy jest realizowane dla naszej własnej satysfakcji, czy dla kogoś.
Dzięki takiemu zestawieniu jesteśmy w stanie dokładnie przeanalizować wszystkie czynności, które musimy wykonać danego dnia, tygodnia czy miesiąca i ustalić listę priorytetów, jednocześnie mając pewność, że nie zapomnimy również o tych mniej ważnych zadaniach.
Matryca Eisenhowera
Priorytety w pracy powinniśmy ustalać w kolejności od tych, które są najbardziej pilne i jednocześnie najważniejsze z punktu widzenia realizacji jakiegoś celu aż do tych, które są najmniej ważne lub wymagają najwięcej pracy, a jednocześnie nie przynoszą dużych korzyści w kwestii realizacji celu. Jeżeli mamy kilka zadań do wykonania na ASAP i są one tak samo ważne, wówczas ustalając swoje priorytety, należy zacząć od najtrudniejszego i skończyć na najprostszym lub postąpić odwrotnie, a więc zacząć od najprostszych zadań, a skończyć na najtrudniejszych. Bardzo pomocnym narzędziem, które pomaga w organizacji pracy i ustalaniu priorytetów jest macierz Eisenhowera.
Jest to jedna z popularnych koncepcji świadomego zarządzania sobą w czasie. Służy ona do analizy i oceny własnych działań w kontekście produktywności, ale także planowania i ustalania priorytetów z punktu widzenia ich ważności i pilności. Matryca Eisenhowera jest to więc świetne narzędzie, które pozwala nam ustalać bieżące priorytety, które warto wykorzystywać razem z zasadą Pareto, która jest skuteczną techniką wyznaczania priorytetów z perspektywy długofalowej.
Matryca Eisenhowera to sposób, który pozwala również graficznie rozrysować nasze działania, jakie powinniśmy podjąć i ustalić ich ważność, a także pilność. Macierz ta podzielona jest na cztery następujące części:
- zadania ważne i pilne – to czynności, które wymagają niezwłocznego rozwiązania. Są to najważniejsze kwestie, którymi musimy zająć się jak najszybciej. Te zadania, które umieścimy w tej rubryce, są naszymi priorytetami i musimy zająć się nimi w pierwszej kolejności,
- zadania ważne ale nie pilne – nie mają określonego terminu realizacji lub nie jest on naglący, jednak są one istotne z punktu widzenia realizacji celu zawodowego czy planowania, a także zarządzania czasem pracy,
- zadania pilne ale nieważne – to czynności, którymi również należy zająć się jak najszybciej, jednak ich niewykonanie nie spowoduje tak negatywnych konsekwencji jak niewywiązanie się z zadań ważnych i pilnych. Dodatkowo zadania pilne ale nieważne bardzo często można zlecić swoim podwładnym lub współpracownikom,
- zadania ani pilne, ani ważne – takie czynności, jeżeli jest taka możliwość, warto całkowicie wyeliminować, skoro nie przynoszą żadnych konkretnych rezultatów.
Ustalając priorytety zadań na ASAP, powinniśmy więc w pierwszej kolejności zająć się tymi czynnościami, które sklasyfikowaliśmy jako ważne i pilne, a następnie tymi, które są pilne, lecz mniej ważne. Warto zastanowić się również w sytuacji, kiedy musimy wykonać sporo czynności tak szybko jak tylko jest to możliwe, czy nie warto oddelegować pewnych zadań swoim podwładnym lub nie poprosić o pomoc współpracowników.
Ustal trzy najważniejsze priorytety
Kiedy wydaje nam się, że wszystkie zadania, jakie mamy do wykonania, są na wczoraj i dodatkowo są bardzo pilne, warto ustalić trzy najważniejsze priorytety. Wybierając je, warto zadać sobie następujące pytania:
- Jakie rzeczy są dla mnie najważniejsze dzisiaj do zrobienia?
- Jakie trzy rzeczy pozwolą mi osiągnąć zamierzony dzisiaj cel?
- Jakie trzy rzeczy pozytywnie wpłyną na moją karierę zawodową?
- Jakie trzy rzeczy są najważniejsze z punktu widzenia firmy?
Określając za pomocą matrycy Eisenhowera rzeczy ważne i pilne, a także te, które najczęściej pojawiły się w odpowiedzi na powyższe pytania, bez problemu uda nam się ustalić trzy najważniejsze priorytety, którymi musimy zająć się jak najszybciej. Dodatkowo wybierając trzy najistotniejsze czynności, a nie tylko jedną, łatwiej jest nam spośród nich wybrać te najważniejszą, którą zaczniemy wykonywać jak najszybciej.
Co pomaga w wyznaczaniu priorytetów?
W wyznaczaniu priorytetów, z pewnością pomaga lista zadań, jakie mamy do wykonania i ustalenie ich pilności, a także ważności. Żeby z kolei pomóc sobie w realizacji priorytetów, warto odpowiednio nastawić się na cel i wizualizować sobie efekty swojej pracy, zwłaszcza w przypadku kiedy naszymi priorytetami są zadania trudne i stresujące, a dodatkowo niełatwe. Te zadania, które wydają nam się najbardziej stresujące, trudne i znajdują się na naszej liście priorytetów, powinniśmy umieścić na liście zadań na pierwszym miejscu, ze względu na to, że jeżeli będziemy odkładali je w czasie, możemy czuć się niekomfortowo, czując presję i stresując się podczas realizacji innych zadań, co może negatywnie wpływać na jakość naszej pracy. Dlatego, jeżeli na naszej liście pojawiło się zadanie ważne i pilne, które wiąże się równocześnie z największym ładunkiem emocjonalnym, warto zrealizować je w pierwszej kolejności, aby później przejść do kolejnych zadań, które nie będą wiązały się dla nas z tak dużym poczuciem presji i nerwowości.
Co pomaga w realizacji priorytetów?
Wyznaczenie priorytetów, w przypadku gdy wszystkie powierzone nam zadania najlepiej jeżeli, by zostały wykonane na wczoraj, to jedna kwestia. Drugą jest jednak odpowiednia realizacja ustalonych zadań. Co pomaga w osiąganiu priorytetów? Przede wszystkim następujące aspekty:
- odpowiednia organizacja miejsca pracy,
- umiejętność delegowania zadań,
- bilans zysków i strat.
Pamiętajmy również, że bardzo często otrzymujemy zadania na ASAP bez względu na ich charakter. Dlatego warto zastanowić się, czy czynność, która została nam powierzona, faktycznie musi być zrealizowana przez nas czy można ją oddelegować, a także, czy jest to zadanie priorytetowe wyłącznie ze względu na czas jego realizacji, czy również z punktu widzenia jego ważności. Warto również zastanowić się, zwłaszcza w przypadku skomplikowanych i ważnych zadań, czy presja, którą sobie narzucimy, nie wpłynie na jakość naszej pracy.
Przeczytaj również: Prokrastynacja. Dlaczego lubimy odkładać na ostatnią chwilę?
Jakie zalety ma wyznaczenie priorytetów?
Każda osoba, niezależnie od tego, na jakim stanowisku jest zatrudniona, a także w jakiej branży pracuje, powinna nauczyć się wyznaczać sobie priorytety, ponieważ umiejętność ta przydaje się zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Dzięki ich wyznaczaniu możemy sprawnie funkcjonować i odróżniać istotne zadania od tych mniej ważnych. Dodatkowo wyznaczanie priorytetów pozwala nam osiągnąć poczucie prawidłowego funkcjonowania i porządku w pracy. W realizacji priorytetów pomocne jest nastawienie na indywidualny cel, a także stworzenie bilansu zysków i strat. Zalet wyznaczania priorytetów jest wiele. Dlatego dobrze jest się tego nauczyć i warto też korzystać z narzędzi, które ułatwiają nam to zadanie, takich jak na przykład macierz Eisenhowera. Pamiętajmy też, że nasze ciało, mózg i emocje mają skończoną pojemność. Dlatego nie powinniśmy mylić produktywności z niepotrzebnym zaangażowaniem w wiele projektów. Ustalenie priorytetów pomaga nam efektownie podejmować decyzje każdego dnia i czerpać satysfakcję nie tylko z pracy, ale również z życia osobistego.
