Każdy, kto zarządza jakimś zespołem, musi znać zasady efektywnego procesu delegowania zadań. Członkowie teamu nie powinni być ani nadmiernie przytłoczeni obowiązkami, ani mieć zbyt mało pracy. Jak zlecać taski, by wspierać produktywność swoich pracowników?
Zasady skutecznego delegowania zadań w zespole
Podstawa efektywnego zarządzania zespołem to dobra znajomość jego członków. Dobry lider powinien zdawać sobie sprawę z mocnych i słabych stron swoich pracowników, a także rozumieć ich sposoby oraz tempo pracy. Pomocne okazują się w tym nie tylko rozmowy i własne obserwacje, ale też przeprowadzenie np. testów osobowości.
Kolejna fundamentalna kwestia to otwarta komunikacja. Wszyscy członkowie zespołu powinni wiedzieć, że mogą zwrócić się do managera ze swoimi rozterkami, pytaniami i uwagami. Kiedy mają zbyt wiele obowiązków lub nie czują się kompetentni do wykonania jakiegoś zadania, liczy się jasne mówienie o swoich odczuciach.
Z drugiej strony manager również musi mieć odpowiednie zdolności komunikacyjne. Powinien otwarcie i zrozumiale mówić o obowiązkach, ostatecznych terminach, zakładanych celach czy dawać feedback dotyczący pracy teamu. W procesie efektywnego zarządzania teamem ważną rolę odgrywają rozmowy podsumowujące 1:1 np. co miesiąc.
Istotne zasady dobrego delegowania obowiązków w pracy to:
- dopasowywanie zadań do konkretnych osób – bardziej wymagające zadania powinny trafiać do osób z odpowiednim doświadczeniem, a prostsze do tych początkujących. Warto wziąć pod uwagę także indywidualne predyspozycje pracowników i ich sposoby pracy. Przykładowo organizację eventu lepiej zlecić ekstrawertykom, natomiast sporządzenie pisemnej relacji z wydarzenia introwertykom;
- sprawiedliwy podział pracy – manager powinien szacować, ile czasu potrzeba na wykonanie konkretnego zadania, a następnie przydzielać je członkom teamu w taki sposób, aby mieli mniej więcej po tyle samo pracy. Nie zawsze sama liczba tasków jest dobrym wyznacznikiem tego, czy ktoś ma odpowiednio dużo zobowiązań. Jedne zajmują bowiem kilka godzin, a inne nawet kilka dni;
- dawanie swobody działania – lider powinien ufać kompetencjom swoich podwładnych i dawać im autonomię działania. Oczywiście, musi służyć pomocą, kiedy to potrzebne, a także monitorować postępy, jednak nie powinien nadmiernie kontrolować sposobów pracy poszczególnych osób. Zaufanie to podstawa;
- rotacja zobowiązań – delegowanie obowiązków w firmie nie może być monotonne. Warto co jakiś czas dawać pracownikom do zrobienia coś nowego, by nie popadli oni w rutynę i skupili się na innych aspektach projektów niż zazwyczaj;
- śledzenie postępów – manager może organizować krótkie spotkania, aby sprawdzać postępy prac, a także udzielać ewentualnego wsparcia lub rozwiewać wątpliwości pracowników;
- stosowanie pomocnych narzędzi – delegowanie zadań w firmie najwygodniej przeprowadzać za pomocą nowoczesnych oprogramowań typu Asana. Pozwala to na zachowanie porządku, śledzenie postępów na bieżąco, a także ewentualne przenoszenie obowiązków na inne osoby, wzajemne pomaganie i udostępnianie materiałów czy niezbędnych szczegółów.
Efektywne delegowanie zadań to proces wymagający planowania, empatii i ciągłego doskonalenia, szczególnie gdy na horyzoncie pojawiają się nowi członkowie zespołu.
Przeczytaj również: Efektywna komunikacja w zespole: jak rozwijać umiejętności komunikacyjne w pracy?
Efektywne delegowanie obowiązków – co daje?
Dlaczego warto dbać o umiejętne delegowanie zadań w pracy? To klucz do efektywnego osiągania celów i wydajnej pracy. Przekazując obowiązki osobom najlepiej do nich przygotowanym, można maksymalnie wykorzystać ich umiejętności i doświadczenie.
Równomierne rozkładanie zleceń chroni pracowników przed przeciążeniem i nadmiernym stresem. Lider zespołu pokazuje w ten sposób, że zależy mu na komforcie i wydajności działania całej grupy. To istotny czynnik dogodnej współpracy i dobrej atmosfery.
Przemyślane delegowanie obowiązków w zespole to także szansa na rozwój pracowników i zapewnienie im dobrych warunków działania. A gdy członkowie teamu są zadowoleni, funkcjonują efektywniej i chętniej pozostają w danym miejscu pracy.
Dobrym sposobem na zdobycie niezbędnej wiedzy o zarządzaniu są szkolenia dla managerów, które można znaleźć nawet online. Warto cały czas poszerzać swoje kompetencje, by zapewnić komfortową pracę sobie oraz swojemu zespołowi.
