Właściwe zarządzanie czasem jest niezwykle istotne nie tylko w życiu zawodowym, ale również prywatnym, ponieważ stosując odpowiednie techniki, jesteśmy w stanie zwiększyć swoją produktywność w ciągu dnia, a co za tym idzie, wykonać więcej zadań w krótszym czasie. Żeby generować duże rezultaty, nie musimy więc wykorzystywać sporych nakładów, ponieważ nawet niewielka i ograniczona liczba zdarzeń, może mieć ogromny wpływ na osiągane przez nas efekty. Zagadnienie to wyjaśnia zasada Pareto nazywana również regułą 80/20. Jest to niezwykle interesujące i użyteczne narzędzie zarządzania, które warto poznać i zacząć wykorzystywać nie tylko w pracy, ale również w codziennym życiu. Na czym polega zasada Pareto 80/20 i jak można ją stosować w życiu zawodowym i prywatnym? Podpowiadamy.
Na czym polega zasada Pareto 80/20?
Zasada Pareto 80/20 została sformułowana przez włoskiego ekonomistę Vilfredo Pareto w 1896 roku, który wówczas zauważył, że 80% włoskiej ziemi należało do jedynie 20% obywateli. Jego początkowe obserwacje dotyczyły majątku narodowego we Włoszech, jednak następnie potwierdził tę zasadę, obliczając majątki również w innych państwach. Ta pewna stała matematyczna okazała się być prawdziwa także dla innych sytuacji. Do tego samego wniosku Vilfredo Pareto doszedł też, obserwując swoje zbiory, ponieważ 80% owoców pochodziło jedynie z 20% zasianych roślin.
Odpowiednie sformułowanie zasady Pareto 80/20 przypisuje się jednak amerykańskiemu teoretykowi zarządzania, jakim był Joseph Juran, ponieważ to on stwierdził, że jej kryteria można zastosować również w wielu innych sytuacjach i zauważył, że 80% wszystkich problemów generowanych jest przez 20% przyczyn. W 1951 roku opublikował na temat tego zagadnienia pracę „Quality Control Handbook”, w której zawarł zasadę „kluczowych nielicznych i błahych licznych”. Celem tej rozprawy było pokazanie złej dystrybucji zasobów.
Na czym polega zasada Pareto 80/20? Jej podstawowym założeniem jest fakt, iż 80% efektów pochodzi z 20% wysiłku. Oznacza to, że 80% podejmowanych przez nas działań może być mało istotnych, podczas gdy jedynie 20% przynosi oczekiwane rezultaty. Zastosowanie reguły Pareto 80/20 może pomóc wskazać, a następnie wyeliminować nieefektywne przedsięwzięcia, aby móc skupić się wyłącznie na tych, które przyniosą oczekiwane korzyści. W związku z tym zasada ta świetnie sprawdza się nie tylko w życiu zawodowym, ale i prywatnym.
Przykłady zastosowania zasady Pareto
Żeby jak najlepiej zobrazować sobie zasadę 80/20, warto przyjrzeć się przykładom jej zastosowania, a mogą one dotyczyć niemal każdej dziedziny naszego życia. Wśród przykładów zasady Pareto można wymienić następujące sytuacje:
- 20% ubrań nosimy przez 80% czasu,
- 20% informacji wpływa na 80% decyzji,
- 20% pracowników generuje 80% przychodu,
- 20% klientów generuje 80% zysków firmy,
- 20% kierowców powoduje 80% wypadków,
- 20% internautów odpowiada za 80% komentarzy w sieci,
- 20% materiału wystarczy przyswoić, aby odpowiedzieć na 80% pytań na egzaminie,
- korzystamy z 20% aplikacji na smartfonie przez 80% czasu,
- 20% poznanego słownictwa pozwala nam zrozumieć 80% tekstów w języku obcym,
- 20% najlepszych produktów generuje 80% dochodu sklepu.
Przykładów zastosowania zasady Pareto można wymieniać znacznie więcej, odnosząc tę regułę do różnych dziedzin naszego życia, sektorów gospodarczych czy aspektów prywatnych. Warto więc zastanowić się, analizując interesujące nas sytuacje, czy założenia zasady Pareto faktycznie są realizowane również w analizowanych przez nas kwestiach.
Wykorzystanie zasady Pareto 80/20 w życiu zawodowym
Odpowiednie zarządzanie czasem i swoimi działaniami jest niezwykle istotne w naszym życiu zawodowym. Dlatego wykorzystanie zasady Pareto 80/20 dotyczy również tej sfery. Jak używać zasady Pareto 80/20, która mówi, że 80% rezultatów możemy osiągnąć poprzez 20% działań? Warto najpierw podzielić swoje obowiązki na mniejsze części, wyznaczając poszczególne zadania, dzięki czemu będziemy w stanie odkryć, które czynności, jakie wykonujemy codziennie w pracy, mają największy wpływ na naszą efektywność i generują większość osiąganych przez nas rezultatów. Korzystając z zasady Pareto 80/20 w życiu zawodowym, możemy zwiększyć swoją produktywność, jakość działań, efektywność zarządzania czasem, a także zmienić ścieżkę podejmowania decyzji. Jak wykorzystać zasadę Pareto 80 na 20 w życiu zawodowym?
Warto uświadomić sobie przede wszystkim, że chcąc wykorzystać zasadę Pareto 80/20 w życiu zawodowym, musimy przygotować się na ciągły proces, a nie wyłącznie wdrożenie jednorazowej zmiany. Dlatego nie wystarczy tylko określić listy swoich priorytetów w danym momencie, lecz regularnie ją przeglądać i w razie potrzeby modyfikować. Warto więc zacząć od wyznaczenia sobie kluczowych obszarów, na których zamierzamy się skupić. Może to być obszar jakości naszej pracy, zarządzania czasem, szybkości podejmowania decyzji czy produktywności, a następnie przyjrzeć się swoim powtarzalnym zadaniom, przeanalizować czas, który na nie poświęcamy, wytypować elementy, które pochłaniają go najwięcej, a także te, które przynoszą największe korzyści, a następnie skupić się na tych drugich, aby je poprawić.
Jak używać zasady Pareto 80/20 w życiu zawodowym? Technika ta może wpłynąć na kwestie takie jak:
- produktywność – należy stworzyć listę zadań, jakie mamy wykonać danego dnia, a następnie wytypować te, które mają największy wpływ na końcowy efekt naszej pracy,
- podejmowanie decyzji – w takim przypadku należy najpierw określić, z jakimi problemami się borykamy, a następnie ustalić ich przyczyny i podzielić je na nieco mniejsze grupy. Do każdego z tych problemów można dopisać na przykład w skali od 1 do 10 wartość określającą jej wpływ na naszą pracę, a następnie opracować plan, który skoncentrowany będzie na rozwiązaniu 20% najważniejszych problemów,
- kontrola jakości – analizując wykresy jakościowe, warto nadać niektórym danym najwyższy priorytet, a następnie zmniejszyć liczbę odchyleń od procesu, co pozwoli na zwiększenie produkcji i poprawę jakości działań.
Zasada Pareto w codziennym życiu
Wykorzystanie zasady Pareto jest pomocne nie tylko w realizacji celów zawodowych, ale również może nam pomóc w życiu codziennym. Przykłady zastosowania zasady Pareto w życiu osobistym dotyczą nie tylko uporządkowania naszej garderoby, ale również szeregu innych kwestii dotyczących efektywnego wypełniania obowiązków domowych. Oczywiście, jeżeli mamy ochotę na to, by wypróbować zasadę Pareto 80/20 najpierw sprzątając swoją garderobę, nic nie stoi na przeszkodzie, ponieważ najprawdopodobniej 20% naszych ubrań nosimy przez 80% czasu. Sprzątając szafę, warto więc te 20% odzieży zostawić, a pozostałe 80% przeglądnąć i zastanowić się, czy nie warto jej oddać potrzebującym, rodzinie lub sprzedać, ponieważ być może nie nosimy jej już od wielu lat.
W życiu codziennym zasada Pareto powinna dotyczyć nie tylko kwestii organizacyjnych, ale również stosunków z poszczególnymi osobami, które stają na naszej drodze. Zastanówmy się, czy nie poświęcamy zbyt wiele czasu tym, którzy na niego nie zasługują. Koncentrowanie 80% swojej uwagi na kontakt z osobami, z którymi tak naprawdę niewiele nas łączy, może negatywnie wpływać na relacje z rodziną i przyjaciółmi. Dlatego chcąc zacząć korzystać z zasady Pareto w życiu codziennym, warto najpierw ustalić swoje priorytety czy to dotyczące obowiązków domowych, czy spotkań z rodziną i przyjaciółmi, czy też porządku i następnie wyeliminować te kwestie, które niewiele wnoszą do naszego życia, nie sprawiają nam satysfakcji i przyjemności, a jednocześnie zabierają wiele czasu i pochłaniają wiele naszej energii, a więc przynoszą niewielkie i nieefektywne korzyści.
Odwrócona zasada Pareto
Mówiąc o zasadzie 80/20 nie sposób nie wspomnieć o odwróconej zasadzie Pareto, która dotyczy odwrotnej zależności znajdywania działań. Odwrócona zasada Pareto opiera się więc na tym, iż 80% nakładów pracy generuje wyłącznie 20% rezultatów. Oznacza to, że stosując standardową zasadę Pareto i wykorzystując 20% nakładów, jesteśmy w stanie wygenerować 80% rezultatów. Jednak jeżeli chcemy pokusić się o to, aby osiągnąć 100% założonych działań, wówczas musimy na wygenerowanie pozostałych 20%, poświęcić więcej czasu i wysiłku, ze względu na to, że te 20% wymaga od nas 80% pracy.
Odwrócona zasada Pareto dotyczy więc sytuacji, w której po przeanalizowaniu i wykonaniu najważniejszych działań, które pozwoliły nam wygenerować 80% efektów, należy zwrócić uwagę również na pozostałe zadania, które choć nie są priorytetowe to również pozostały do realizacji, ponieważ wykonując je, osiągniemy 100% zamierzonych celów. Odwrócona zasada Pareto kładzie więc nacisk na te pomijane obszary, które nie są wytypowane jako priorytetowe, ponieważ nie pozwalają one na osiągnięcie większości spodziewanych efektów. Nie powinny być jednak one pomijane i całkowicie zaniedbywane. Odwrócona zasada Pareto nawołuje więc do podejścia, w którym ważna jest umiejętność zauważenia ukrytych potencjałów i zachowanie odpowiedniej równowagi między priorytetami a kwestiami, które choć generują mniejsze efekty, również mogą być istotne dla całokształtu naszej pracy.
Jak wdrożyć zasadę Pareto w codzienne życie prywatne i zawodowe?
Wdrożenie zasady Pareto zarówno w życie zawodowe, jak i prywatne, może pozytywnie wpłynąć na oba te obszary. Jak jednak wykorzystać zasadę Pareto w codziennym życiu prywatnym, a także zawodowym? Przede wszystkim należy pamiętać o jej głównych założeniach mówiących o tym, że 20% naszej pracy generuje 80% efektów. Nie powinniśmy jednak trzymać się sztywno tej reguły, ponieważ równie dobrze 75% naszej pracy może generować 25% efektów czy 85% naszej pracy może generować 15% efektów. Potrójna zasada Pareto mówi o tym, że 20% daje 80%, z kolei 4% daje 64%, a 1% daje 50%. Dlatego w każdej sytuacji należy elastycznie podchodzić do tej reguły, ponieważ już znalezienie 4% przyczyn, pozwoli nam wyeliminować 64% naszych problemów.
Na początku należy przeanalizować, które 20% naszych działań odpowiada za 80% efektów lub przeanalizować, jakie 20% naszych działań wpływa na 80% błędów. Nierzadko jednak poszczególne kwestie są ze sobą połączone, dlatego nie powinniśmy od razu eliminować tych 20%, ponieważ one również mogą wpływać na efektywność naszej pracy lub pomóc nam wyeliminować błędy.
Żeby wdrożyć zasadę Pareto w życiu codziennym, należy najpierw wyznaczyć obszar, którego ma ona dotyczyć. Na przykład wykorzystując ją w swojej diecie, układając swój jadłospis, zawierajmy w nim 80% pełnowartościowych i zdrowych produktów, a zostawmy sobie 20% na słodkości czy inne zachcianki, dzięki czemu łatwiej nam będzie zachować równowagę. Sprzątając mieszkanie z kolei, skupmy się na tych elementach, które najbardziej wpływają na efekt końcowy, a więc posprzątajmy blaty i podłogi, a nie skupiajmy się, jeżeli nie mamy czasu na porządkowaniu na przykład szafek. W telefonie zaś możemy usunąć 20% aplikacji, które nie są przez nas praktycznie wcale używane.
W życiu zawodowym zasadę Pareto, należy wdrożyć poprzez zidentyfikowanie 20% zadań odpowiadających za 80% naszej efektywności, ponieważ to one najbardziej wpływają na nasz sukces i to nad nimi powinniśmy najwięcej pracować i skoncentrować na nich swoje wysiłki, maksymalizując pozytywny efekt swojej pracy i dostarczając rezultaty tam, gdzie są one najbardziej istotne.
