Wybór właściwej struktury organizacyjnej firmy jest ważną decyzją administracyjną, która wpływa nie tylko na dynamikę operacyjną przedsiębiorstwa, ale również jego kulturę komunikacji. Jest to aspekt istotny również w kontekście zarządzania zasobami ludzkimi, który decyduje nie tylko o sposobie podejmowania decyzji, ale również przepływie informacji czy ogólnym poziomie kontroli. Obecnie firmy stale poszukują najlepszych rozwiązań umożliwiających im szybką adaptację do nowych warunków rynkowych, a także zwiększenie efektywności działania. Dlatego jednym z modeli, który cieszy się coraz większym zainteresowaniem, jest płaska struktura organizacyjna. Na czym ona polega? Jakie ma wady i zalety? Podpowiadamy.
Czym jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa?
Warto na wstępie zastanowić się nad tym, czym jest struktura organizacyjna przedsiębiorstwa. Otóż jest to układ stanowisk, a także komórek funkcjonujących wewnątrz takiej organizacji. Na jej podstawie można dokonać podziału uprawnień czy odpowiedzialności. Ułatwia ona także systematyzację obowiązków, czy też określenie powiązań między poszczególnymi, zatrudnionymi w takim miejscu osobami. Dobrze określony schemat organizacyjny firmy będzie wpływał nie tylko na formalne procesy, ale również nieformalne relacje. Może on motywować pracowników i poprawić efektywność przedsiębiorstwa czy minimalizować koszty.
Standardowo struktura organizacyjna firmy musi składać się z kilku zasadniczych elementów. Zalicza się do nich:
- regulamin organizacyjny,
- opis stanowisk pracy,
- schemat organizacyjny.
Tworząc je, warto kierować się zasadą celowości, minimalnej złożoności, jednolitości w kierownictwie, racjonalności i nadzoru, a także specjalizacji i dopasowania do warunków zewnętrznych oraz jak najlepszego wykorzystania potencjału ludzkiego.
Podstawowe rodzaje struktur organizacyjnych w firmach
Obecnie funkcjonuje wiele różnych typów struktur organizacyjnych. Niektóre jednak opisywane są wyłącznie w podręcznikach czy publikacjach dotyczących zarządzania, lecz w rzeczywistości nie są zbyt często stosowane. Dlatego do najpopularniejszych tego typu opcji, na których wybór decyduje się najwięcej różnego rodzaju organizacji, należą następujące struktury:
- płaska,
- liniowa,
- funkcjonalna.
Szczegółowy opis tej pierwszej zostanie podany poniżej. Dlatego na tym etapie, skupmy się na dwóch kolejnych opcjach. Struktura liniowa występuje wtedy kiedy w skład kadry zarządzającej wchodzi przynajmniej kilka osób, a każdy manager zajmuje się ściśle wyspecjalizowaną dziedziną i zarządza tylko określoną liczbą podwładnych. Kierownicy wyższego szczebla, zarządzają z kolei tymi z niższego poziomu.
Zaletą tego rozwiązania jest łatwy kontakt i utrzymanie dyscypliny, a także bliskie i bezpośrednie relacje między kierownikiem i pracownikami. Dzięki temu menadżerowi jest łatwiej zidentyfikować problemy i przypisać odpowiedzialność poszczególnym podwładnym. Wadą może być tu jednak trudność w rozstrzyganiu zakresu kompetencji czy pojawianie się sprzecznych poleceń dla pracowników.
Struktura funkcjonalna z kolei charakteryzuje się powoływaniem kierownictwa o różnej specjalności. Oznacza to, że każdy pracownik podlega nie tylko jednemu przełożonemu, ale również bezpośredniemu managerowi. Może jednak liczyć na to, że każda z tych osób będzie wydawała mu polecenia wyłącznie dotyczące obszaru, za który jest odpowiedzialna.
Rozwiązanie to minimalizuje więc nadmiar zadań, które spoczywałyby na jednym szefie. Zaletą tej opcji jest klarowność ścieżki awansu i łatwość w sprawowaniu kontroli i nadzoru, a także odciążenie kierownika. To rozwiązanie może skutkować także wyższymi kompetencjami kadry zarządzającej. Nie jest ono jednak pozbawione wad, ponieważ mogą tutaj występować problemy z podziałem władzy, brakiem koordynacji czy spory kompetencyjne między specjalistami. Nierzadko ten schemat wiąże się z wydłużonym czasem trwania procedur, a więc także dłuższą reakcją na zmiany.
Czym jest płaska struktura organizacyjna firmy?
Płaska struktura organizacyjna wyróżnia się przede wszystkim ograniczoną liczbą szczebli zarządzania. Oznacza to, że w firmie jest tylko jeden kierownik i to tej osobie podlegają pozostali pracownicy. Jest to podział charakterystyczny dla mniejszych organizacji ze względu na to, że wszyscy podwładni raportują tutaj do jednej osoby.
Czasami w ramach tej struktury występuje na przykład dwóch kierowników. Zawsze jednak jest to niewielka liczba szczebli kierownictwa średniego lub nie ma ich tu wcale. W związku z tym rozwiązanie to będzie promowało mniej formalne środowisko w pracy, z naciskiem na równą współpracę i otwartą komunikację pomiędzy wszystkimi współpracownikami. Model ten wiąże się także z większą odpowiedzialnością i autonomią poszczególnych zatrudnionych w wykorzystującej to rozwiązanie firmie osób. Z kolei proces podejmowania decyzji jest tu bardziej zdecentralizowany.
Zalety struktury płaskiej przedsiębiorstwa
Płaska struktura organizacji, a więc taka, w której nie występuje rozbudowana hierarchia wśród kierownictwa, ma pewne zalety. Zalicza się do nich:
- usunięcie zbędnej warstwy zarządzania,
- poprawę szybkości i komunikacji między pracownikami,
- poprawę koordynacji pracowników,
- eliminację wynagrodzeń kadry zarządzającej, a co za tym idzie, ograniczenie kosztów budżetowych,
- podniesienie poziomu odpowiedzialności pracowników,
- łatwiejsze podejmowanie decyzji przez pracowników,
- szybki przepływ informacji,
- większą inicjatywę podwładnych.
Środowisko, w którym występuje tylko jeden kierownik, zachęca do bardziej praktycznego podejścia na wszystkich poziomach organizacji z naciskiem na bezpośrednie interakcje, a także pracę zespołową. W takich organizacjach zazwyczaj występuje silna kultura współpracy ze względu na to, że pracownicy czują się zaangażowani i docenieni, a także mają możliwość uczestniczenia w procesie decyzyjnym. To z kolei gwarantuje większą elastyczność, dzięki czemu firmy stosujące strukturę płaską, nazywaną też poziomą, nierzadko lepiej dostosowują się do zmian na rynku.
Wady struktury płaskiej organizacji
Jak każda struktura firmy, również płaska, ma zalety i wady. Niekwestionowaną wadą jest przede wszystkim skupienie wszelkich działań kierowniczych na jednej osobie. Do innych wad tego rozwiązania zalicza się:
- brak możliwości awansu, co może powodować zmniejszenie motywacji u pracowników,
- centralizację władzy i wiedzy,
- brak zarządzania i planowania strategicznego.
Dodatkowo w miarę rozwoju firmy, brak jasnej hierarchii, może prowadzić do potencjalnych konfliktów związanych z procesem decyzyjnym i podziałem władzy. W większych zespołach z kolei struktura ta może być problematyczna z uwagi na brak jasnego przywództwa. Jej nieformalny charakter może być też szkodliwy dla osób chcących uczestniczyć w bardziej angażujących projektach i zaangażowanym środowisku.
Jakie branże charakteryzują się takim schematem organizacyjnym?
Struktura organizacyjna płaska ma swoje wady i zalety. Jednak zazwyczaj nie sprawdza się w przypadku dużych zespołów, gdzie jedna osoba decyzyjna nie byłaby w stanie delegować zadań poszczególnym pracownikom, a także dbać o wszelkie kwestie związane zarówno z rozwojem przedsiębiorstwa, jak i dobrobytem podwładnych. Dlatego też płaska struktura zazwyczaj stosowana jest w niewielkich firmach, liczących maksymalnie 50 osób oraz na przykład w start-upach. Korzystają z niej również przedsiębiorstwa z branż kreatywnych. To dobra opcja dla wszelkich organizacji, które czerpią korzyści z zachęcania do innowacji, a także szybkiego reagowania na zmiany zachodzące w danym sektorze.
Ten model biznesowy może być skuteczny również w tych środowiskach, gdzie ważniejsze jest kreatywne rozwiązywanie problemów, a nieco mniej – powtarzalne zadania. Struktura ta jest odpowiednia również dla branż, gdzie priorytetem jest egalitarna kultura miejsca pracy, a więc otwarta komunikacja i wzmacnianie pozycji pracowników. W takim przypadku struktura ta może wyglądać w następujący sposób: poza głównym dyrektorem występuje już tylko pion produkcji, finansowy, marketingu czy zasobów ludzkich. Na czele każdej z tych jednostek nie stoi jednak kierownik lub manager, lecz zatrudnieni są w nich pracownicy, którzy mają ściśle określone obowiązki.
Jak płaska struktura organizacyjna przedsiębiorstwa wpływa na relacje w zespole?
Struktura płaska, obok smukłej, stanowi jeden z dwóch najczęściej wyróżnianych typów organizacyjnych związanych z liczbą szczebli zarządzania. Jest to często przyjmowane kryterium podziału jednostek. Znana jest ona z ograniczonej liczby poziomów hierarchii zarządzania. Dlatego też decyzje są tutaj podejmowane na niższych poziomach organizacji. Komunikacja zaś jest bezpośrednia i otwarta, co eliminuje długie łańcuchy przekazywania informacji.
W związku z tym, ze względu na ograniczoną liczbę poziomów hierarchii w strukturze płaskiej, decyzje podejmowane są szybciej i bardziej efektywnie. Dzięki temu pracownicy mają dostęp do decydentów, co znacznie przyspiesza przepływ wiadomości, ale również proces decyzyjny. To z kolei przyczynia się do zwiększenia wśród nich zaangażowania, a także ich motywacji i kreatywności w pracy.
Ten typ organizacji jest dość elastyczny. Dlatego wykorzystując go, łatwiej nam będzie dostosować się do warunków rynkowych, a także potrzeb, z jakimi mierzy się w danym momencie nasza firma. Ograniczona biurokracja pozwala tu szybko dostosowywać się do nowych wyzwań. Sprzyja to więc nie tylko lepszej współpracy i wymianie informacji, ale także rozwiązywaniu problemów między pracownikami.
W związku z tym płaska struktura organizacyjna ma korzystny wpływ na relacje w zespole. Ze względu na to, że występuje to tylko jeden lider, zazwyczaj w takich firmach nie mamy do czynienia z rywalizacją o awans, ponieważ często nie jest on możliwy do uzyskania. W związku z tym atmosfera panująca w takich przedsiębiorstwach zdecydowanie nie przypomina tej, jaka znana jest ze standardowych korporacji. Jest to swego rodzaju zaleta, jednak dla niektórych jednostek wada, ponieważ możliwość awansu jest pewnym niepieniężnym czynnikiem motywacyjnym. W związku z tym nie każda osoba może odnaleźć się w takim zespole. Jeżeli jednak struktura płaska wykorzystana jest w niewielkiej firmie czy też start-upie, zazwyczaj sprzyja miłej atmosferze w pracy, współpracy zespołowej, a także wzajemnej pomocy między pracownikami.
