W kwestii komunikacji, szczególnie między pracownikami, wiele mówi się o konieczności udzielania informacji zwrotnej, czyli feedbacku. Warto jednak skupić się także na nieco innym narzędziu, jakim jest feedforward. Co to takiego i jak może się przydać w przekazywaniu informacji?
Czym jest feedforward?
Feedforward to forma komunikacji ukierunkowana na przyszłość. Polega na udzielaniu wskazówek dotyczących nadchodzących działań, zamiast analizowaniu lub krytykowaniu przeszłych wydarzeń. Celem tej techniki jest wsparcie rozwoju, motywacja i skoncentrowanie się na obszarach do poprawy, zamiast skupiania się na błędach lub niedociągnięciach.
W praktyce oznacza to unikanie krytyki tego, co było. Kiedy pracownik robi coś niewystarczająco dobrze, manager nie wytyka mu błędów, lecz tłumaczy, czego oczekuje w przyszłości. Zamiast mówić: „W ostatnim projekcie popełniłeś kilka błędów w raportach, musisz bardziej uważać na szczegóły”, według tej techniki powinno się powiedzieć: „W przyszłych projektach możesz poświęcić trochę więcej czasu na dokładne przejrzenie raportów przed wysłaniem. Być może warto stworzyć checklistę, która ułatwi kontrolę szczegółów?”.
Charakterystyczne cechy tej techniki to:
- skupienie na przyszłości – feedforward wskazuje, co można zrobić lepiej w nadchodzących sytuacjach, a szczególnie w powtarzających się obowiązkach;
- konkret i praktyczność – komunikaty są pozbawione krytyki, a zamiast niej przekazują pomocne, motywujące sugestie dotyczące tego, jak działać skuteczniej;
- dwukierunkowość – w tym narzędziu komunikacyjnym chodzi też o zaangażowanie odbiorcy w konkretny proces i budowanie motywacji. Pracownik w wyniku rozmowy powinien np. zadawać pytania w stylu: „Co mogę zrobić, aby pomóc Ci osiągnąć ten cel?”.
Czym feedforward różni się od feedbacku?
Główna różnica pomiędzy feedbackiem a feedforwardem to czas, jakiego dotyczą. Feedback skupia się na przeszłości. Nadawca komunikatu koncentruje się na rzeczach, które już miały miejsce. W ten sposób identyfikuje to, co poszło dobrze, a co należy poprawić. Przykładowa wypowiedź: „W poprzednim raporcie pominąłeś kluczowe dane, co wpłynęło na ostateczne wyniki kampanii”.
Feedforward koncentruje się na przyszłości. Nadawca przekazuje wskazówki i sugestie, jak działać lepiej w nadchodzących sytuacjach, ale bez oceny przeszłych błędów. Przykładowa wypowiedź: „W przyszłych raportach możesz skupić się na uwzględnieniu wszystkich kluczowych danych, aby osiągnąć lepsze wyniki kampanii”.
Kolejna różnica pomiędzy narzędziami komunikacji to jej ton. Feedback bywa odbierany jako krytyka, szczególnie gdy koncentruje się wyłącznie na błędach lub niepowodzeniach. Feedforward ma konstruktywny i pozytywny charakter. Koncentruje się na motywacji do osiągania lepszych wyników w przyszłości.
Oba narzędzia mają też nieco inne cele. Feedback wymaga analizy i oceny dotychczasowego działania pracownika po to, aby zrozumieć, co było dobre, a co wymaga poprawy. Feedforward jest ukierunkowany bardziej na rozwój i podnoszenie kompetencji. Ma dostarczać wskazówki, które mogą być przydatne w przyszłości.
Czasami dochodzi też do sytuacji, gdy odbiorca komunikatu zbyt dogłębnie interpretuje przekaz nadawcy. Wtedy feedback (nawet jeśli nie taki był zamiar) bywa odbierany jako krytyka i atak personalny. W przypadku feedforwardu chodzi o działania w przyszłości, więc istnieje mniejsza szansa na to, że ktoś przyjmie słowa zbyt osobiście i negatywnie.
Feedforward – jak wykorzystać to narzędzie w komunikacji?
Feedforward jest narzędziem, które może bardzo pozytywnie wpłynąć na relacje między np. managementem a pracownikami. Jeśli chcesz wdrożyć tę technikę do swoich działań, zastosuj się do poniższych wskazówek:
- unikaj analizowania i oceniania tego, co już się wydarzyło;
- kształtuj komunikaty tak, aby zachęcać kogoś do konkretnego działania, ale bez narzucania mu sztywnych rozwiązań, np. „Może następnym spróbujesz rozpocząć spotkanie od krótkiego podsumowania celów? To mogłoby pomóc uczestnikom w lepszej organizacji”;
- podkreślaj plusy działania danej osoby, unikając skupiania się na negatywach;
- formułuj konkretne komunikaty, by nie zostawiać pola do nadmiernej interpretacji;
- pamiętaj o motywacyjnym charakterze tego, co mówisz, np. „Świetnie radzisz sobie z analizą danych. W kolejnych projektach możesz spróbować jeszcze lepiej wykorzystać swoje umiejętności, tworząc bardziej rozbudowane sprawozdania”.
Za pomocą feedforwardu można budować pozytywne relacje zarówno w środowisku zawodowym, jak i w życiu prywatnym. To narzędzie, które mocno wzmacnia współpracę i motywuje do rozwoju wszystkie zaangażowane strony.
