Sprawna komunikacja to klucz to efektywnego działania zespołu w pracy i nie tylko. Umiejętność przekazywania informacji i wyrażania swoich potrzeb czy oczekiwań to także narzędzie do budowania zdrowych, bazujących na zaufaniu relacji w życiu osobistym. Warto zapoznać się z dwiema ważnymi technikami stosowanymi w zarządzaniu grupami. Czym są feedback i feedforward oraz jak je stosować na co dzień?
Feedback i feedforward – czym są?
Feedback w tłumaczeniu z języka angielskiego oznacza informację zwrotną. Jest to technika komunikacji, w której przekazuje się dane na temat minionych działań, zachowań lub wyników konkretnej osoby po to, by je ulepszyć. Taki komunikat może być zarówno pozytywny, jak i negatywny.
- Przykład feedbacku: „Twoje sprawozdanie było dobrze przygotowane, ale zabrakło w nim trochę danych na temat efektów kampanii. Zawrzyj je koniecznie następnym razem”.
Feedforward w tłumaczeniu na język polski oznacza informację ukierunkowaną na przyszłość. To forma komunikacji, która skupia się na czasie przyszłym. Komunikaty mają zawierać sugestie dotyczące tego, co i jak można zrobić lepiej w nadchodzących sytuacjach. Technika ma charakter motywujący.
- Przykład feedforwardu: „W przyszłych raportach możesz uwzględnić bardziej szczegółowe analizy, aby dane dostarczały zespołowi jeszcze obszerniejszych informacji”.
Podsumowując, feedback skupia się bardziej na przeszłości, jego celem jest ocena i poprawa minionych działań, a komunikaty niekiedy mogą być odbierane nieco krytycznie (zależy to jednak od sposobu formułowania wypowiedzi). Feedforward koncentruje się na planowaniu przyszłości, motywacji i sugestiach dotyczących rozwoju.
Feedback w komunikacji w zespole
Feedback odgrywa ważną rolę w komunikacji w zespole, ale manager, który rozmawia z pracownikiem, musi wiedzieć, jak komunikować dane informacje, by nie zostały one odebrane zbyt negatywnie. Technika ta okazuje się niezwykle przydatna w budowaniu zgranego, umiejącego się porozumiewać teamu.
Aby wdrożyć feedback, który przynosi korzyści, należy:
- organizować regularne spotkania z członkami zespołu;
- unikać ogólników i konkretnie wskazywać obszary do poprawy;
- sugerować praktyczne sposoby rozwiązywania potencjalnych trudności;
- stronić od oceniania, a zamiast tego stawiać na wypowiedzi będące obserwacjami.
Skuteczna w efektywnym feedbacku okazuje się zasada kanapki. Polega ona na naprzemiennym wypowiadaniu pochwał i krytyki (pochwała-krytyka-pochwała) po to, by komunikat nie był zbyt negatywnie nacechowany. Przykładowa wypowiedź: „Podobało mi się, że sprawozdanie było takie szczegółowe. Warto jednak wprowadzić podsumowanie na końcu, bo ułatwi to wszystkim wyciągnięcie wniosków. Doceniam Twoją staranność i świetne wykresy!”.
Regularne rozmowy z pracownikami mogą znacznie poprawić efektywność pracy całego zespołu. Dzięki informacji zwrotnej członkowie teamu dowiadują się, co zrobili nie tak, co mogą poprawić i na czym powinni się skupić. Pozytywny feedback motywuje do dalszych starań, a konstruktywna krytyka pomaga stawać się coraz lepszymi.
Feedforward w komunikacji w zespole
Feedforward to narzędzie, które staje się coraz popularniejsze w zespołach, a to nie bez powodu. Spora część managerów zauważa, że świetne efekty przynosi skupienie się na przyszłości i motywowaniu pracowników do rozwoju. Taki sposób przepływu informacji pomaga budować zaangażowanie.
Aby wdrożyć feedforward, który przynosi korzyści, należy:
- dawać odbiorcy konkretne sugestie dotyczące kolejnych działań;
- unikać oceniania przeszłości i wytykania błędów;
- zachęcać pracowników do rozwoju poprzez pokazywanie im korzyści skuteczniejszych działań;
- cechować się pozytywnym podejściem i wyrozumiałością względem drugiej osoby.
Taka technika komunikacji zmienia sposób myślenia z „Co poszło źle?” na „Co możemy zrobić lepiej?”. To ogromnie pomaga w szukaniu rozwiązań i chroni przed popadnięciem w stan analizowania przeszłych problemów. Dzięki regularnym rozmowom da się zauważalnie wpłynąć zarówno na rozwój jednostki, jak i całej firmy.
Jak feedforward wygląda w praktyce? Przykładowo, kiedy zespół kończy pracę nad jakimś projektem, manager może powiedzieć: „Rewelacyjnie radziliście sobie z całą kampanią. Na przyszłość proponuję, abyśmy jeszcze lepiej podzielili się wszystkimi zadaniami na samym początku, żeby uniknąć nieporozumień. Co o tym myślicie?”.
Dlaczego warto stosować te techniki komunikacji?
Najlepsze rozwiązanie, jakie może wdrożyć manager, to połączenie feedbacku i feedforwardu po to, by osiągnąć równowagę pomiędzy oceną przeszłych działań a wskazówkami na przyszłość. Warto stosować oba te narzędzia komunikacyjne w swoim zespole, ponieważ:
- pozwalają dostrzec obszary do poprawy;
- zmuszają do poszukiwania rozwiązań potencjalnych trudności;
- działają motywująco na członków teamu;
- poprawiają ogólny przepływ informacji w firmie;
- pozytywnie wpływają na kulturę organizacyjną;
- pracownicy mogą poczuć się docenieni za swoje osiągnięcia.
Często feedback, zwłaszcza ten krytyczny, może wywołać negatywne reakcje u odbiorców, nawet gdy manager nie ma takich intencji. Feedforward pomaga złagodzić ten efekt, ponieważ skupia się na przyszłości, rozwoju i motywacji. Połączenie tych dwóch technik pomaga uniknąć negatywnych emocji.
Jeśli zależy Ci na budowaniu efektywnego, wspierającego i otwartego środowiska pracy, połącz feedback i feedforward w rozmowach ze swoimi pracownikami. Dzięki temu masz szansę zbudować trwały, zgrany i umiejętnie komunikujący się team, który zawsze dąży do celu.
